Afdelingsmøde 03

 

AFDELINGSMØDE – AFD 3 – VESTERGADE 63-101

MANDAG D.19. SEPTEMBER 2016

Tilstede 19 beboere, samt Carsten Rasmussen fra hovedbestyrelsen.

Mødet startede med at formanden Mogens B. Bertelsen nr. 83 orienterede om at bestyrelsen har inviteret Stig Jonassen fra Skanderborg forsyning til en kort orientering om klimaprojektet på Vestergade, som vi jo alle bliver berørt af.
Mogens spurgte om det var i orden at vi fik den orientering inden afdelingsmødet startede. Alle syntes det var en god ide og vi fik en fin gennemgang af Stig om projektet.
Mogens startede afdelingsmødet med at fortælle at de indkomne forslag ikke kunne behandles da de er kommet for sent ud til beboerne, hvilket bestyrelsen beklager.

VALG AF DIREGENT.

Carsten Rasmussen fra hovedbestyrelsen.

Mødet er rettidigt indkaldt.

Carsten opfordrede til at alle taler pænt til hinanden.

 

VALG AF REFERENT.

Lene Hebsgaard nr. 65 

 

VALG AF STEMMEUDVALG.

Lif nr. 71, Anni nr. 83, Dorthe nr. 99

 

FREMLÆGGELSE AF BERETNING FOR PERIODEN SIDEN SIDSTE MØDE.

Mogens startede beretningen med at bede om 1 min stilhed for at mindes Kamma og Jørgen.

 

Spørgsmål: Hvorfor boligforeningen skulle vente på forsikringens tilsagn, inden ødelæggelserne efter rotteplagen i nr. 63 kunne udbedres.

Svar: Forsikringsselskabet skal godkende reparationen inden der må repareres/laves noget. Ellers kan man risikere at de ikke vil dække udgifterne.

 

Vedr. forhaver, så mener nogle, at der ikke føres godt nok tilsyn med håndværkerne fra administrationens side. Bestyrelsens mening med at nævne forhaverne, var at opfordre til at forhaverne ikke står fulde af ukrudt, da det er afdelingens ansigt udadtil og ser ikke godt ud, ikke om hvordan fliser m.m. ligger når der har været lavet noget.

 

Beretningen godkendt og vedlagt referatet.

 

GODKENDELSE AF DRIFTBUDGET MED TILHØRENDE PV-PLAN 2017

Spørgsmål: hvorfor vi skal stemme om det hvis tingene ikke bliver lavet.

Svar: På markvandringen hvert forår gennemgår bestyrelse, administration og inspektører, hvor langt man er nået med det der skulle laves. Ikke alt nås hvert år selv om vi prøver på at få mest mulig lavet. Derfor udskydes noget til senere, det kan eks. være hvis tingene bliver meget dyrere end beregnet.

 

Vedr. badeværelser. Der er forskellige opfattelser af hvad der skal laves på badeværelserne når nye flytter ind. Nogle af os er blevet tvunget til en fuld renovering, da det er vedtaget på et afdelingsmøde at badeværelserne skal renoveres ved fraflytning, andre har ikke kunnet få konkret besked om nøjagtig hvad der skulle gøres. Bestyrelsen vil fremskaffe referatet, hvor det er besluttet at renovere.

Budget vedtages.

 

ORIENTERING OM REGNSKAB 2015

Ingen spørgsmål

 

INDKOMNE FORSLAG.

Ikke behandlet da de er sendt for sent ud til beboerne.

 

VALG AF FORMAND.

Mogens nr. 83 genvalgt for et år(igangværende periode ud).

 

VALG AF BESTYRELSES MEDLEM.

Benny nr.85 genvalgt for to år

 

VALG AF SUPPELANTER (ét år).

1 Suppleant: Christian nr. 73

2 Suppleant: Herman nr. 75

 

EVT.

Der kan ikke træffes beslutninger under dette punkt, kun drøftes / debatteres.

 

Spørgsmål om hvorfor indkomne forslag ikke kan behandles pga. for sen aflevering til beboerne. Carsten oplyser om at det står i Boligforeningens vedtægter at for sent udsendte forslag ikke kan behandles Dette udløser en kraftig diskussion som udmundede i at Carsten fra hovedbestyrelsen bad om at få ført til referat: ”Der står i boligforeningens vedtægter at et afdelingsmøde ikke kan behandle indkomne forslag som er kommet for sent ud til beboerne”.


Der efter opløses mødet.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

Bestyrelsens beretning er jo en slags ”Rigets tilstand”, hvor vi kort ridser op hvad der er sket i årets løb.

 

Jeg tiltrådte som formand i 2016 efter at Jørgen desværre måtte stoppe pga. helbredet.

 

Nu er der så kommet nye beboere i nr. 73, så jeg vil gerne byde Lykke og Kristian velkommen til afdelingen.

 

Ifølge vores PV-plan skulle vi have haft udskiftet vores eternitplader på karnapperne, men det mente Dorte og Jesper fra administrationen at vi godt kunne vente med indtil vi skal have malet sternbrædderne og i stedet ville man algebehandle sternbrædderne. Det er så ikke sket alligevel og nu er det blevet så sent på året at vi lige så godt kan vente til foråret.

 

På markvandringen talte vi også om at vi nok må prøve at holde vores forhaver lidt bedre end nu, da det er vores ansigt udadtil, så det vil bestyrelsen hermed henstille til at alle gør.

 

Vi lovede på sidste møde at Benny og jeg ville komme rundt og gennemgå fejl og mangler på fortrapperne, men det har knebet med at finde tid til det, da vi også har jobs og familie der tager utroligt meget af vores fritid. :o)
Men vi vil prøve at finde tid til det i nærmeste fremtid.
Det vil være en stor hjælp for os hvis I vil lave en liste med de ting I har, så vi kan få den med som bilag til et kommende møde med admin. om trapperne.

 

Jette og Benny i nr. 85 har døjet med flere oversvømmelser i deres kælder når vi har haft de voldsomme skybrud, som vi har været ramt af flere gange i det forløbne år og derfor er deres faskiner i haven blevet udskiftet og indtil nu har det virket perfekt, så det kan vi vel godt betegne som en ”Lykkelig slutning”.

 

Vi har desværre også haft et større rotte angreb i nr. 63 hos Ketty og Niels og på grund af en helt utilstedelig langsom arbejdsgang hos forsikringsselskabet gik der flere måneder før skaderne var udbedret. Jeg har fået oplyst at det skyldtes at forsikringsselskabet ikke var tilfreds med det første tilbud på arbejdet, men det er absolut uacceptabelt at der skal gå så længe med at udbedre skaderne.

 

Til slut vil vi i bestyrelsen gerne takke Jer for den opbakning og tillid, som I har vist os!
Det giver os lyst til at fortsætte arbejdet med at gøre afdeling 3 til et attraktivt sted at bo.

 

TAK!

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

                                                                                                                                                Skanderborg d. 17-02-2016

 


Referat fra Ekstraordinært Afdelingsmøde i Afd.3 d. 15-2-2016.

 

 

 

Bestyrelsesmedlem Mogens B. Bertelsen nr. 83 bød velkommen

 

 

 

Valg af dirigent.

 

Carsten Rasmussen fra hovedbestyrelsen blev foreslået og valgt.

 

Carsten kunne konstatere at mødet er rettidig indkaldt.

 

 

 

Valg af referent.

 

Lene Hebsgaard nr. 65 blev foreslået og valgt.

 

 

 

Valg af formand.

 

Ny formand skal sidde indtil næste afdelingsmøde i september.

 

Mogens Bertelsen nr. 83 meldte sig som kandidat.

 

Der blev spurgt til om der var andre kandidater, men ingen andre meldte sig eller blev opfordret til det.

 

Mogens B. Bertelsen er hermed valgt som ny formand.

 

 

 

Mogens takkede for god ro og orden, orienterede om at der gives en kurv til

 

Jørgen og Kamma som tak for Jørgens mangeårige indsats i bestyrelsen.

 

 

 

Mogens benyttede også lejligheden til at orientere om det kommende Klimaprojekt Vestergade, som går ud på at kommunen og Skanderborg Forsyning vil separere spildevand og regnvand ved at udskifte rørene i Vestergade og lede regnvandet ned i en nyoprettet sø på fodboldbanerne langs med Sølundvejen.

 

Vestergade forventes opgravet i efteråret 2016 og i perioder vil det derfor ikke være muligt af køre til og fra vore huse.

 

Efterhånden som der dukker mere info op om projektet vil bestyrelsen sende information rundt, men man kan også selv gå ind på Skanderborg Forsynings hjemmeside og læse mere allerede nu.

 

Siden findes her: http://www.skanderborgforsyning.dk/regnvand-og-klima/klimaprojekter/vestergade-skanderborg

 

 

 

Desuden orienterede Mogens om at han har taget kontakt til kommunens Vej- og Kultur og Fritidsforvaltning og forespurgt om udbedring af de store vandhuller på grusvejen syd for haverne, ned mod boldbanerne.

 

Der afventes svar fra forvaltningerne.

 

  

 

Ref.: Lene Hebsgaard

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

2015.

Tilstede: 21 beboere, samt Carsten Rasmussen, fra hovedbestyrelsen.

VALG AF DIRIGENT. Carsten Rasmussen, fra hovedbestyrelsen. Mødet er rettidig indkaldt.

VALG AF REFERENT. Margit 67.

VALG AF STEMMEUDVALG. Gitte 69, Lena 75.

FREMLÆGGELSE AF BERETNING FRA 1/9 2014 -6/9 2015. Jørgen fremlægger, og beretningen godkendes. Se vedlagte bilag.

GODKENDELSE AF DRIFTBUDGET MED TILHØRENDE PV-PLAN FOR 2016. Godkendes.

ORIENTERING OM REGNSKAB 2014. Jørgen orienterer, og gør opmærksom på, at arbejdet med nye/istandsættelse af sternbrædder, endnu ikke er gennemført. 120.000,-kr. overføres derfor til 2016.

BEHANDLING AF INDKOMNE FORSLAG. Forslag 1. fra Herman 75.

"Fremtidige forslag der kan medføre huslejestigninger skal til urafstemning. "

F orslaget vedtages med 10 stemmer for, og 4 imod.

Forslag 2. fra afdelingsbestyrelsen.

"AfdelingsbestyreIsen foreslår, at lejerne selv klipper hækkene på ydersiden. For at præcisere kutyme, vil vi gerne have tilføjet i ordensreglementet, at hver beboer selv skal klippe hækkene indvendig som udvendig. Hvis SAB skal klippe hække udvendig skal dette betales afden enkelte lejer. "

F orslaget vedtages.

VALG AF FORMAND. F ormanden blev valgt for en toårig periode i 2014, og er derfor ikke på valg i år. Vores formand er stadig Jørgen Andersen 73. Dorthe 99, trækker sig som bestyrelsesmedlem, da hun også sidder i hovedbestyrelsen. Mogens 83, vælges som bestyrelsesmedlem.

VALG AF SUPPLEANTER. Lif 71, trækker sig. Lene 65, vælges. Gitte 69, vælges.

EVT. Der kan ikke træffes beslutninger under dette punkt! Kun drøftelser/debat.

Rensning aftagrender er en nødvendighed.

Afdelingsmøder bør afholdes i lokaler uden trapper 0.1., som besværlig-og/eller umuliggør fremmøde, for ældre og gangbesværede beboere i vores afdeling.

Ved behov for udskiftning afrør, kontaktes administrationen af den enkelte lejer.

Materialerester efter endt kolonihavebyggeri bør fjernes.

Vedr. græsarealet for enden af haverne, Vestergade 61 -71, oplyser Jørgen 73, at efter aftale med Skanderborg kommunes vej og park afdeling, slås græsset op til hækkene, seks gange årligt.

Mange tak til Herman og Lena 75, for lån afplads, udskænkning og arrangement, ved dette møde.

Referent

AFDELINGSM0DEAFD. 3 -MANDAG 7. SEPTEMBER 2015 BERETNING FOR PERIODEN 1/9-2014 -6/9-2015.

Jørgen bliver valgt til formand, da Flemming ønsker at trække sig.

Arbejdet med de nye fortrapper påbegyndes. Vi starter med hønsestiger, inden betontrapperne bliver leveret i forskellige -og nogen steder forkerte -størrelser. Opsætningen af trapper bliver færdig, men volder stadig problemer flere steder.

Der har i perioden været små uoverensstemmelser. Blandt andet om gøende hunde, og andre ting. Afdelingsbestyrelsen opfordrer folk til selv, at snakke sammen om løsninger/kompromier, da vi er kede af at "dunke" folk i hovedet med ordensregler.

Så har der desværre været endnu en kælder-vandskade. Faskinen har ikke kunnet klare den store mængde regn, og skal efterses.

Planen om udskiftning/reperation af sternbrædder er endnu ikke sket. Der er møde med administrationen, den 9/9-2015, hvor afdelingsbestyrelsen vil opfordrer til ikke, at påbegynde udskiftning og malearbejde i efterårsmånederne.

Grunden til at vi afholder afdelingsmødet på Vestergade 75, skyldes to ting. Dels en besparelse på 2.000,-til 3.000,-kr., og dels et håb om større frel11J1løde, hvilket ser ud til at lykkes.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

AFDELINGSMØDE -AFD. 3 -VESTERGADE 63 -101 MANDAG DEN 1. SEPTEMBER 2014.

Tl1stede: 14 beboere, samt Ole Høy fra administrationen.

VALG AF DllUGENT. Jørgen 73 Mødet er rettidig indkaldt.

VALG AF REFERENT. Margit 67

VALG AF STEMMEUDVALG. Per 77, Inge 77, Kamma 73

FREMLÆGGELSE AF BERETNING FRA 2/9 2013 -31/8 2014. Flemming fremlægger, se vedlagte bilag. Ole Høy sørge for pleje-og bevaringsanvisning til de nye fortrapper.

GODKENDELSE AF DRIFTSBUDGET MED TILHØRENDE PY-PLAN FOR 2015. Godkendes.

ORIENTERING OM REGNSKAB 2013. Flemming orienterer, og beklager at man ikke på det nye udskriftskoncept, kan se længere tilbage i årstal. Overskuddet fra 2013 er på 11.090,-kr.

BEHANDLING AF INDKOMNE FORSLAG. Ingen.

VALG AF FORMAND (Flemming Larsen ønsker ikke genvalg). Jørgen 73, vælges til ny formand.

VALG AF MEDLEM TILAFDELINGSBESTYRELSEN (Benny Laursen ønsker genvalg). Benny Laursen genvælges. Dorthe 99, vælges som nyt bestyrelsesmedlem.

VALG AF SUPPLEANTER. Lif 71, vælges

EVT. Flemming takker af for sin tid som formand. Forsamlingen takker Flemming for formandskabet, og den kompetente tilgang han haft til opgaven.

Dirigent                                             Referent

Beretning for perioden 2. september 2013 -31. august 2014

Der har været afholdt 2 afd. bestyrelsesmøder, suppleanter var også indkaldt. Indkaldelse + referater kan ses på SAB hjemmeside.

 

Der har været 2 fraflytninger i perioden, velkommen til Margit og Ole på Vestergade 67 og Torben Nielsen på Vestergade 93. En bytte ordning vil ske 1. oktober, Anni og Mogens flytter ind på Vestergade 83.

 

Vi har mistet 3 lejere i perioden. Svend Åge Rasmussen, Jørgen Højdahl og Carsten Welander. Æret være deres minde

 

Markvandring i april måned

 

a)

Renovering af WS-installationer og radiator er rykket og er planlagt til udskiftning i 2019.

 

b)

Maling af sternbrædder + udhæng er planlagt til 2015

 

Årets festival er blevet afviklet, umiddelbart ingen gener.

 

Ny vicevært, Kenneth, er tilknyttet afd. i forbindelse med omlægning af viceværtopgaver.

 

Aktiviteter 2013 -2014

 

a)

Postkasser er udskiftet. Benny fra afdelingsbestyrelsen vil være behjælpelig med at smøre låsene.

 

b)

Fortrapper er påbegyndt udskiftning og forventes afsluttet 1. oktober 2014.

 

Der har været 6 deltagerfra afd. 3 på ældreudflugten

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Skanderborg 20. februar 2014

 

Referat ekstraordinært afdelingsmøde torsdag den 20. februar 2014 i afd. 3.

 

Afdelingsformand Flemming Larsen bød velkommen til de fremmødte lejere og Inspektør Ole Høi Sørensen.

Der var 10 lejemål repræsenteret.

 
Som dirigent blev Jørgen Andersen valgt.

 
Som referent blev Flemming Larsen valgt.

 
Jørgen Andersen kunne konstaterer at mødet var rettidigt indkald og beslutningsdygtigt og overlod ordet til Inspektør Ole Høi Sørensen.

 
Ole gennemgik trappeprojektet og det materiale der var uddelt til lejerne. Det omdelte materiale vedr. visualisering af trappegelænder er ikke retvisende. Det er selve betontrappen der var det primære. Der var indhentet tilbud på visualisering af trappe, men det tilbud blev ikke vurderet acceptabel rent prismæssigt af afdelingsbestyrelsen.

Følgende spørgsmål og kommentarer fremkom under fremlæggelsen fra Ole Høi.

En ganske almindelig gelænderkonstruktion var at foretrække og i galvaniseret stål som er vedligeholdelses frit.
Færdigstøbt betontrappe vil blive fastgjort til huset med beslag og et støbt fundament mod fortovet. Støbeproces bliver hermed reduceret væsentligt.
Der vil være luft under trappe og der vil blive reetableret med belægningssten mm.
Der vil blive lagt en fugtmembran der hvor eksisterende trappe er forbundet til huset.
Murværk som bliver frilagt under ny trappe vil blive pudset op.
Med hensyn til saltning af ny trappe, er det bedst at begrænse saltningen.
Synes det fremlagte projekt er en dyr løsning men der blev også samtidig nævnt at trapperne trænger til udskiftning.
Enkelte mente at husene vil miste bygningsmæssig værdi.
Vil projektet være færdigt til den 1.okt 2014? Ole kunne ikke love det men vil gå i gang med det samme.

 
Herefter gik man til afstemning. Der blev fremført et ønske om skriftlig afstemning. Til stemmeudvalg blev valgt Lif fra Vestergade 71 og Anders fra Vestergade 97. Der var medbragt nogle fuldmagter til afstemningen. Disse blev afvist med henvisning vedtægterne i Skanderborg Andelsboligforening, kapitel 4, § 17, citat ”adgang til afdelingsmødet og stemmeret på dette har afdelingens lejere og disses myndige husstandsmedlemmer. Hver husstand har 2 stemmer uanset husstandens størrelse. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Når en lejer ønsker det, skal afstemningen være skriftlig” citat slut.

Stemmeresultat:

For trappeprojekt stemte 11.
Imod trappeprojekt stemte 9.
Blanke og ugyldige 0.
Referent: Flemming Larsen

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

 Skanderborg den 26. september 2013

Referat af afdelingsmøde i afdeling 3, Vestergade mandag den 2. september 2013 på Skanderborg Vandrehjem.

  • Pkt. 1: Jørgen Andersen blev valgt til dirigent. Jørgen konstaterede at mødeindkaldelse var lovlig indkaldt og at afdelingsmødet var beslutningsmyndigt.

  • Pkt. 2: Flemming Larsen blev valgt til referent.

  • Pkt. 3: Stemmeudvalg nedsættes såfremt det bliver nødvendigt.

  • • Pkt. 4:

      1. o Der har været afholdt 2 afdelingsbestyrelsesmøder, suppleanter bliver indkaldt til møderne.

      2. o Der har været en fraflytning fra Vestergade 65 -velkommen til Lene og Søren Hebsgaard.

      3. o Bestyrelsen konstituerede sig på en afd. bestyrelsesmøde den 9. okt. 2012 og Benny Laursen blev valgt til næstformand og Jørgen Andersen blev valgt til sekretær.

      4. o På afdelingsmødet 2012 blev der stillet spørgsmål til bekæmpelse af muldvarper og afdelingsbestyrelse har henvendt sig til administrationen for afklaring. Svaret fra administrationen var, at det påhviler den enkelte lejer i henhold til den aftale der er indgået.

      5. o Markvandring i foråret. PV-plan tilpasset. Afdelingsbestyrelsen var med Inspektøren rundt for bl.a. at se omfanget af haver med muldvarper. Det blev konstateret at der var 2 haver der har haft besøg af muldvarper.

      6. o Postkasse udvalg, Benny og Jørgen, har sonderet mulighederne for nye postkasser og udvalgt et eksemplar.

      7. o Vores planlagte renovering af fortrapper er forsinket og muligvis bliver det udskudt til 2014. Afdelingsbestyrelsen rekvirerede, via administrationen, en arkitekt medio april 2013 for at se på muligheder for renoveringen af fortrapper. Omfanget af renovering, og ikke mindst problematikken vedr. fugt i kælderen. Når arkitekter og entreprenører skal arbejde sammen om sådan et projekt, ryger tiden hurtigt hvis bare den ene part må aflyse et møde og i sommerferieperioden sker der intet. Afdelingsbestyrelsen har rykket administrationen og i skrivende stund er der aftalt en inspektion af fortrapperne fredag den 6. september 2013. Lad os krydse fingre for at de snarlig finder en løsning der kan holde i flere år. Kort fortalt er det de har fundet ud af indtil videre, at der i de første fem dobbelthuse er der en massiv betonklods under trappen. De øvrige fem dobbelthuse er der sand under. Deres teori er at de vil fjerne beton og sand under trapperne og skabe et hulrum med riste i siden så den fugt der måtte være kan ventileres bort ved hjælp af naturlig cirkulation.

      8. o Pensionistudflugt havde fem deltagere fra afd. 3 og meldinger fra turen var positive.

      9. o Ingen alvorlige gener fra årets festival.

      10. o Der var et enkelt spørgsmål til beretningen: Hvornår bliver tagrender renset som lovet? Flemming svarede at det var sket, har modtaget en faktura på leje af lift. Men vil spørge lokalinspektør Egon Madsen.

         

        o Egon Madsen har efterfølgende svaret:

Tagrenderne renses de steder, der trænger. Renderne kontrolleres fra en stige, og hvis det er

påkrævet, bliver de renset. Ofte kommer der skidt i tagrenderne, når de er renset. ringer

beboerne normalt og oplyser hvor det er galt.

o Beretning herefter godkendt.

 

  • Pkt. S: Benny gennemgik budgetforslag for 2014 og efterfølgende 10 års PV-plan. Vi får en lille huslejestigning på 2%. Budgetforslag vedtaget.

  • Pkt. 6: Flemming orienterede om regnskabet. Ingen bemærkninger.

  • Pkt. 7: Ingen forslag.

  • Pkt. 8: Jørgen Andersen blev valgt.

  • Pkt. 9: Lif Jepsen blev valgt som 1. suppleant og Dorthe Kruse blev valgt som 2. suppleant.

  • Pkt. 10: Benny og Jørgen fremviste den valgte postkasse og ønskede en tilkendegivelse om afdelingsmødet vil have en sort model eller en galvaniseret model. Afdelingsmødet havde et ønske om en sort model.

    Referent og formand: Flemming Larsen                                  Dirigent: Jørgen Andersen