Afd.45 Tårnfalkebakken
Bestyrelsesmøde
10.04.2024 / kl. 17.30, møde fra 18.15-20.15 / HOBBYRUM
DELTAGERE
alle til stede
DAGSORDEN
Opfølgning på sidste møde
1. Færdiggøre ordensreglement for afdelingen og endelig gennemgang
2. budgetoverblik ved Arne
3. gardiner - er monteret / stole er skruet efter og sikret
Nye punkter
● markvandring mandag 22.4 kl.9.00 ved SAB, formanden Lise og en ekstra!? evt Tove - har bestyrelsen punkter de har været opmærksomme på, skal de indsendes til formanden, så vi kan få en bred udbytte og indflydelse af vores markvandring
● Orientering omkring nye affaldsbeholdere; rød pose til tekstiler skal i “pap/papir” container - IKKE i pap/papir kuber - allerede fra nu af. Restaffald og madaffald, kan vi først påbegynde den nye affaldssortering, når de nye kuber leveres/nedsænkes. Indtil da fortsætter vi som vant. Yderligere tager vi til markvandring.
● orientering omkring hovedbestyrelses bestyrelsesseminar april´24
● kommende repræsentantskabsmøde og bestyrelsens deltagelse; dato 30.5 kl.18.00
● udlejning/booking - når beboere ikke kan booking detaljer mm og hvad der står beskrevet i bookingsoverblikket. Hvad kan vi være nysgerrige på, at vi kan ændre ved dette, så vi undgår alle de henvendelser på Facebook gruppen (der jo netop ikke skal være en platform for at tage kontakt til bestyrelsen) - mulighed for at logge sig på hjemmesiden og selv være nysgerrig og undersøge eller søge i ens egen e-mail og finde mailen med bekræftelse frem og læse omkring det.
● udlevering af nøgler og gennemgang af tjekliste; ved Inger
○ Nøgle overtagelse/aflevering sker på dagen kl.10 (muligt tidligere eller senere på dagen kun i aftale med ansvarlige nøgleholdere)
○ feedback af beboer der har lejet noteres på tjeklisten ift mangler eller fx løse skruer i stole kan være til stor hjælp
● SAB er bedt om at undersøge serviceaftale på BWT / blødgøringsanlægget under vasken ved siden af vaskemaskine ift vedligeholdelse; ved Arne
● WiFi - extender boks i Fælleshus; undersøges mht ansvar for at bestille nye; ved Arne
● brug af bordtennisbord; døren er åben og står ulåst netop til brug af bordtennis
● Sankt Hans arrangement i afdelingen - Sankt Hans falder i en weekend. Kan vi nå ud til vores målgruppe, der er børnefamilier, enlige forældre, enlige beboere, sårbare og ældre? Skal vi holde det i ugen efter - det vil dermed ligge op til skolernes sommerferie. Med bespisning på afdelingens regning? Undersøge budget til dette. Bede beboer om at gå med ind i opgaven om planlægning og udførelse
○
BEMÆRKNINGER
●
HANDLINGSPUNKTER
1.
NÆSTE MØDE DATO
Vi finder en ny dato omkring maj; i tide til planlægning af Sankt Hans arrangement
-------------------------------------------------------------------------------------------------
Afd.45 Tårnfalkebakken
Bestyrelsesmøde
21.02.2024 / KL. 16.30 - 18.00 / HOBBYRUM
DELTAGERE
DAGSORDEN
Opfølgning på sidste møde
1. Indkøb af håndvægte, boksepude - da der skal indkøbes stativ mm overgår det den ved afdelingsmødet vedtagede beløb (5.000kr). Det indhentede tilbud er på 10.000kr
a. Indkøb af udstyr er sat i bero indtil næstkommende afdelingsmøde, da der skal en afstemning af beboerne af afdelingen til, for at kunne vedtage indkøb på 10.000kr
2. El-standere aftale // grønt lys til opsætning. Vi har brug for en tidsplan og varsling ift opsætning og etablering!?
a. på sigt drøfte bruger grupper og el-aftaler / prisgrupper til benyttelse af anlæg for udefra kommende brugergrupper/gæster
3. gardinløsning til køkken/hobbyrum
a. Ønsket om gardiner til køkkenet og Hobbyrum til begge dørpartier og vinduespartier. Målene gør det svært at finde de nemme løsninger. Et tilbud på mål og med forstærket stang til vinduer er er indhentet. Vil blive indkøbt og sat op. Sorte rullegardiner. med garanti
Nye punkter
● ordensreglement; afsætte ny dato til drøftelse og redigering af Afd.45 ordensreglement
● snerydning og aftaler for
● 5 års gennemgang
● konto gennemgang
● Petanque banen; undersøge nyt tilbud udenom at søge Nordea Fonden for at lægge det ind til næste års budget
● Svaler og Fælleshuset - bede om at få taget svalereder ved Fælleshuset ned og få sikret Fælleshusets udhæng mod kommende svalereder
● borde i den store sal; opsat 2-3 borde til at det til dagligt ser lidt hyggeligt ud med dug mm. Så er de første borde fremme fx ved arrangementer eller udlejning
● indkøb af havestole til terrassen ved døren - så de indendørs stole der tilhører salen ikke bliver benyttet udenfor. evt indkøb af 2 café sæt til terrassen ud mod søen!
BEMÆRKNINGER
●
HANDLINGSPUNKTER
-
NÆSTE MØDES DATO
- ordensreglement mand.4.3 kl.8.30
- regulært bestyrelsesmøde 10.4 kl.17.30
----------------------------------------------------
Afd.45 Tårnfalkebakken
Bestyrelsesmøde
09.11.2023 / KL. 17.00 / HOBBYRUM
DELTAGERE
Lise, Karen, Kisser, Tove, Arne
DAGSORDEN
Opfølgning på sidste møde
velkommen til Arne og gennemgang
beboermøde dato og dagsorden
DATO: torsdag den 25.1 - kl19-20 - NYTÅRSKUR? Med bobler med og uden alkohol, sodavand -
el standere; opsætning, placering, vilkår mm
firkanter; beplantning mm
“vild med vilje” drøftelse; hvilke områder det skal slåes græs
havegruppe!?
indkomne forslag af beboer til beboermødet kan indsendes til formand@taarnfalk.com
inden dato undersøge vilkår ved de to selskaber, betingelser for opsætning og mulighed for på sigt at få opsat yderliger end de 2 lovede
Indkøb fra generalforsamlingen; kontakt til Rune til indhentning af rette tilbud.
håndvægte/vægte
boksepude og ophæng
Nye punkter
● juletræer og pyntegrønt er bestilt til fælleshuset - deko og oppyntning
○ evt at mandagsgruppen eller andre har lyst til at lave dekoration af pyntegrønt til fælleshusets vinduer, bord mm
● dato til juletræsfest og udvalg
○ evt lørdag den 2.12 kl.16-17.30
■ Lise, ?
■ invitation med tilmelding ift indkøb af gløgg og æbleskiver; egen betaling?
■ efterspørge om 3-4personer vil være behjælpelige på dagen; henvendelse til styregruppe
● drøftelser mht udlejning
● skadedyr og fugtskader
○ obs på vand der evt trænger ind ved stuen/terassedør, tilse egne skure og se bagvæg/sidevæg mm og selv melde til SAB mht vandskade/fugt og skader på træ
● Rullergardiner til køkkenet, terrassedør i køkkenet og evt til hobbyrum
○ opmåling, indkøb, hvor stort budget er der til det - opsætning gennem vicevært
● Der stå cykler stadig med røde strips;
○ vi kræver oprydning i cykelskure og områder med cykler, vogne mm med røde strips
● bestilling af rengøringsmidler, diverse til rengøring, klude og gulvklude, pærer til emhætten
● Lys i emhætten
● belægning på boldbanen skal tilses
● budget 2023 for sociale tiltag i afdelingen
○ forslag af indkøb; julelys til flagstang, tilbehør til køkkenet
● 5 års gennemgang; afventer dato og informationer
● faldulykker på træovergange - evt mulighed for opsætning af tape eller andet for at “overflade” behandle træovergangene og skabe skridsikring
BEMÆRKNINGER
●
HANDLINGSPUNKTER
opsamlende mail til SAB
invitation til juletræsfest
dagsorden og invitation til beboermøde
NÆSTE BESTYRELSESMØDE: torsdag 4.1.2024 kl.17-18.30
----------------------------------------------------
Afd.45 Tårnfalkebakken
Bestyrelsesmøde
27.2.2023 / KL. 14.00 / HOBBYRUM
DELTAGERE
Gert, Karen, Tove, Kisser, Lise, Inger
DAGSORDEN
Opfølgning på sidste møde
Siden sidst
fælles morgenmad/brød/kaffe/orangerie nr.8 den 5.3 kl.10
ophæng af plakater i fælleshus; gennem SAB/vicevært
plancher i fælleshus, gæsteværelser mm. Inger/Karen/Lise - printe og laminere; hænge op
booking/overtagelse/aflevering mm - nøgleovertagelse og rengøringsaflevering foregår fysisk ved fælleshus; fælles gennemgang x 2, kl.10
udeområde; græsslåning mm proces
regnskab 2022
ordensreglement; gennemgang og opdatering. Ny dato!
udvalg til fødselsdagsfest!?! Inger; tovholder for at lave et udvalg!! Dato: tors 1.juni//booket. Kl.17
udvalg; tema: 5års fødselsdag
indkøb/ booking af grill/slush ice - tovholdere for at bemande mm
invitation
pynt
oprydning; rengøring
udvalg til Sankt Hans; Dato: fre.23.6 // booket Kl.17
Meld gerne ind
forslag om fælles grilaften - leje grill fra SAB og mødes på torvet
Evt lave evaluering; at der til fælles arrangementer skal følges op på den lille sum som er egen betaling af voksne
Vi har store udfordringer ift sorterings/affaldsskur - er containeren fyldt, STÅR MAN SELV FOR AT BORTSKAFFE / DET SKAL STOPPES, at man blot stiller sit “lort” og tænker, at så er der nogen der gør noget!!! Vi får hævet leje mm grundet denne indstilling; også ved indflytning/fraflytning
Nye punkter
BEMÆRKNINGER
HANDLINGSPUNKTER
Vi håber du vil være med i et udvalg;
fødselsdagsfest: Henvendelse rettes til Inger; på IngerogKell@yahoo.dk
Sankt Hans: Henvendelse rettes til Gert (og Tove); på Gerthoyup@gmail.com (Ja, mailen er korrekt. Der mangler et R ;) )
mandagsklubben står som sædvanlig for at lave heksen
NÆSTE DAGSORDEN
Næste bestyrelsesmøde; mandag den 3.4 kl.13
----------------------------------------------------------
Afd.45 Tårnfalkebakken
Bestyrelsesmøde
09.01 2023 / KL. 15.30 / HOBBYRUM
DELTAGERE
Lise, Gert, Tove, Inger, Karen, Kisser
DAGSORDEN
Opfølgning på sidste møde
nøgleboks - indkøbt; skal sættes op/Gert
indkøb ved Tove, Gert og Karen - fælleshus/orangeri
Nye punkter
dato med Palle/Simon, Kisser, Tove, Gert og Lise ift overdragelse af hjemmeside/bookingsystem
Nytårskur og beboermødet - tors.19.1 kl.18.30
dagsorden
punkter fra beboere
punkter fra bestyrelse
markvandring
planer for udearealer
planer for aktiviteter/socialt liv
Sankt Hans
juletræsfest
Nytårskur
Gert - efterspørgsel, at mødes til at planlægge foredrag/arrangementer
fællesspisning; aftensmad - forslag om fælles morgenmad. Dato/tidsramme
kvindeklub; herreklub - gøre reklame / være tydelige/synlige og lave opslag for arrangementerne og få nye naboer med
møde omhandlende udearealer - standard af afdelingen//grøn-områder - slå græs; robot/vicevært mm eller skal det stå vildt?
redigere ordensreglement - skal med på hjemmeside
indretning af skabe ift placering af glas, service, kopper mm - evt flytte rundt ift placering i køkken og “store”lokales skabe
undersøge rengøringsselskab ift hovedrengøring af fælleshuset; døre, karme, vægge mm
fitness nøgler!!! Tove sørger for nøgler og får låst op igen
ift børn der færdes uden voksne op og ned ad trappe/elevator, fitnessrum mm - så bliver dørene låst. Skal kunne låses op igen!
ingen færdsel af børn i elevator / fitnessrum. Ingen spisning i fitnessrum
BEMÆRKNINGER
Ny dato: man.27.2 kl.14.00
--------------------------------------------------------------------------------
Afd.45 Tårnfalkebakken
Bestyrelsesmøde
31.10.2022 / KL. 14.00 / HOBBYRUM
DELTAGERE
Jørn, Lise, Tove, Karen, Kisser, Inger, Gert
DAGSORDEN
Opfølgning på sidste møde
lave dagsorden
ny bestyrelse / præsentationsrunde
forventingsafstemning ift roller og kommunikation
opdatere mailliste/ hvor vil folk have mail/besked henne
udskifte mail; opdatere fælles liste
nøgler
ekstra sæt nøgler til bestyrelsen er at hente hos Gert; hvis han ikke er hjemme, er nøglen hos Holger/Dorthe
kode til nøgleboks
Gert, Tove, Kisser har i lang tid stået for udlevering af nøgler mm ift udlejning af fælleshus/gæsteværelse - tjek ved rengøring - Kisser gør jævnligt rent i fælleshus og sørger for at vande blomster - kontrol efter leje og ekstraordinær rengøring - opfyldning af WC papir/rengøringsmidler og lignende på gæsteværelser
indkøb, supplement mm - Tove/Gert/Kisser
WC papir til fælleshus/gæsteværelser - bestilles af bestyrelsen igennem viceværten/Mikael
Lise/referent - kontakt til SAB
referat fra repræsentantsskabsmøde; Gert og Tove
besøge Kastanjevej; ny totalrenoveret - rigtig pænt. meget indbydende
besøge Vestre Skovvej; fine. virker mørke
besøge Søtoften; nybyg; ikke færdig endnu. virker mørke
vores faciliteter overgår de andre; god belysning, gæsteværelser og fælleshus ift andre afdelinger
man fik at vide, at rengøringskælderen blev afskediget - nyt rengøringssamarbejde vil starte omkring januar´23. Turnus-ordning imellem afdelingerne internt i SAB
udvendig glaspudsning fortsætter
berettelse om udfordringer med viceværter; både mangel af viceværter og sygemeldinger mm
spare på lys; 48enheder under SAB - lovkrav ift lys når folk kommer hjem fx
skader og fejler på vores belysninger
5års gennemgang til 2023
energipriser; oversigt mm - fjernvarme mm - forudset lille stigning
el vil stige x6 - reguleres omkring 2024
vi får ikke en yderligere huslejestigning til januar 2023 - ift SAB har mistet cirka 10mio i investering - i følge lov skulle de indtjenes gennem huslejestigninger - lovændring; grundet krisesituation må det ik stige
IT opgave; vedligehold hjemmesiden www.taarnfalk.com; vedligehold, booking, mail til beboer mm
dato kursus med Erling Weber
forslå dato i Januar 2023
dato for overdragelse med Palle -
indtilvidere er han fortsat vores IT mand - spørge ud til beboermøde om nogen vil tage posten!!!
brug for en ny på posten
dato beboermøde
torsdag 19.1 - fra kl.18.30 - med Nytårskur / et glas champagne og kransekage
nyt fra bestyrelse
bla indkomen forslag til afdelingsmøde om petanque bane til TFB
nyt fra beboer - fællesskab
bålplads - afstemme muligheder
skur/kasse/sted til opbevaring af gryde/båludstyr mm
kender man en smed?! ift bålstativ med mulighed for sving
adgang til vand mm -
visioner og fælles fremtid arrangementer
onkler og tanter / hjælpere til arrangementer - der skal lyde stor tak for engagement og hjælp
forslag om fælles tørrestativ - fremlægge forslag og projekt - beboer afstemning herom (Tove undersøger priser mm)
ved interesse efterlyse hjælpende hænder til opsætning af stativ på afstemt/afmål/godkendt område
feedback på afholdte arrangementer
chip til fælleshus - en eneste per husstand; kontakt til SAB for at få en. Afregning gennem husleje via SAB
skur til affald - bliver misbrugt ift at nogen sætter ting ind i skuret, der ikke skal håndteres af viceværten, men som man selv skal sørge for at bortskaffe. Dette vil i fremtiden koste os i form af huslejestigning, da det er ekstra opgave/ekstra post for vores i forvejen travle vicevært
indkomne punkter
Petanque bane
søgt fond; skrive ansøgning til “liv i det lokale”
kontakte lokale entreprenør/anlægsgartnere
placerings afstemning
afstemme med beboer
afstemme med SAB
er der nogle i afdelingen der har kontakter i lokalområdet ift etablering?!
bålplads og udstyr?! punkt til beboermøde
facebook - medlemmer mm
Juletræsfest i fælleshuset // tirs.20.12
tovholder; Inger Karen Tove Kisser- planlægger juletræsfest
invitation med informationer følger!!!
Lise laver FB begivenhed
juletræ på Tårnfalkebakken
flagstangslys - diode lys; 300stk til 7,60kr døgndrift/uge
juletræslys
Gert og Kisser; lysmestre
25kr/voksen (børn til 12 år gratis) - Gløgg/sodavand og æbleskiver
Nytårsfest i fælleshuset - i forbindelse med beboermødet den 19.1
lad os skåle i et glas champagne og få et stykke kransekage
tovholder: Gert Kisser
Karen bager kransekage
Jordvold ud mod Århusvej
Kan der etableres jordvold ud mod Skanderborgvej/Århusvej for at mindske støjgener
(forslag og henvendelser skal man huske, at tage med til det årlige afdelingsmøde i September; bestyrelsen går ikke videre med dette lige foreløbig)
kan evt tages med til markvandring ´23 / 5.års gennemgang
ift 5års gennemgang/markvandring; andre punkter
ind ad døren til fælleshus ift pumpe; adgang ift kørestol, rollator
gulvbelægning i store sal - udskiftning var lovet
søer og grøfter - oprensning?! lovet med udgang okt.22 ?!
Tørrestativ til store stykker vasketøj
Tovholder til Skt.Hans Sommerfest ´23
god tradition at vedligeholde; det stærke fællesskab - god måde at se hinanden på inden sommerferien
dameklubben står for heksen
Evt.
Opslag til ophæng på depotet; at huske at tage klude mm med hjem til vask og efterfølgende aflevere dem igen
HANDLINGSPUNKTER
invitere til juletræsfest
invitere til beboermøde + Nytårskur
undersøge budgetter og forberede dagsorden
Jørn undersøger større nøgleboks da det er besværligt mht nøglebundt ind og ud ad de små bokse
Tove undersøger rådighedsbeløb ift nytårskur mm
Lise kontakter SAB
Lise laver aftaler med tidligere formand Palle
Kontakt til bestyrelsen gennem www.taarnfalk.com eller formand@taarnfalk.com
Booking af fælleshus/gæsteværelser gennem https://taarnfalk.com/booking/
Eller tjek Facebooksiden “Beboer på Tårnfalkebakken” som er en intern gruppe; både her og på taarnfalk.com newsmail invitere vi blandt andet til sociale arrangementer mm.
----------------------------------------------------------------------------------------
Bestyrelsesmøde dato 30.3.2022 / KL.19.00 mødestart/ sted
Deltagere
Tove, Gert, Ole(2.Sup), Jørgen, Palle(formand), Lise, Karen(1.Sup)
Udeblivende %
Dagsorden/Ordstyrer/Referent
Lise / Palle
Dagsorden
Dagsorden foreløbig:
1. Opsamling fra sidst til i dag
- forventningsafstemning og velkommen
- den nye bestyrelse vedtager, at mødes 1.gang hvert kvartal - eller efter akut opståede behov. Og op til beboermøde i September
2. Hvad er vores fremtidsplaner
- mødes forgående til beboermøde 14 dage forinden
- hvert kvartal; ulige torsdage
- ønske om at genoptage fællesspisning i fælleshuset
- definitionen af fællesspisning; da nogle har ytret, at de ikke vil deltage når det kræver at de medbringer en ret. Forslag, om at nogle hold kan stå for indkøb og madlavning til fællesspisning. Med bindende tilmelding og selvbetaling. Fælles oprydning
- undgår vi madspild ved at vi laver mad i køkkenet?
- Kan man spørge Hårby Slagteren om en aftale!?
- fremtidige arrangementer? Fælles grillmøde på torvet? evt til Sankt Hans? Medbring noget til salatbar/flutes/smør/dressing mm - medbring eget kød og egen drikke
- arrangementer i fælleshus:
- 20.4: Grækenland og fælles rejse til Grækenland /v.Gert
- 27.4: Digterværksted/v.Gert
- Onsdags brætspils/Kortspils café/ v.Karen Siim: fra 13.00-16-00. Med opstart i uge 16 / onsdag 20.4. Byd gerne ind med forslag hvordan dette arrangement kan udvikle sig :-)
- Karen sørger for Kaffe og Sødt denne dag
3. Hvor er du i bestyrelsen
- forventningsafstemning - den gode takt og tone i den nye bestyrelse
- fællesskabet står højt!!!
- uddelegere opgaver og være fælles om opgaver
- Lise fortsætter som referent
4. Bordet rundt
- Petangue bane; Gert forhøre ift opsætning af 4 pæle/markører - evt kan man gå om i dalen bag shelter hvor man kan stå i “grus”.
- crolf-bane?! etablering og budgetering? fremtids projekt
5. Markvandring
7.4 kl.10.00 Dorthe Støve og formanden
- døde og udgåede træer
- beplantning / buske / træer / stauder har været under udgravning af ny rundkørsel været bevaret; alt blev fjernet ved etablering af asfalt - hvor er alle planter? Er det økonomisk tilsvarende - for vores ret høje buske, stauder mm blev blot fjernet
- grøftkanter rundt - hælder de så vandet løber fra og ned mod søen!?
- belysning: tidsindstilling!?
- blok 3 - lyset på forsiden er nærmest permanent tændt!!!
- port løsninger med sensorer virker virkeligt dårligt. Man mangler lys når man kommer fra andre indgangsvinkler
- bump anlæg - folk kører for hurtigt over og mærker dem ikke!! folk kører udenom!! andre har ubehag når de kører henover! Trafiksikring!? Anden vis?!
- skiltning om legende børn? Dårligt gående?
- flere skilte om 20km/h?!
- Hvordan sikrer vi, at vi kan færdes sikret på p-området og beboere kører pænt og holder sig til de 20km/h
- fælleshus gennemgang - gulvet!
- Fordøren af fælleshuset er ikke handicapvenlig eller for gangbesværede!!! Døren går ind ad, og ikke udad
- aftaler om udearealer / hvem vedligeholder?
- forsøg af nye vinduespudsere
- Formanden forhører sig ved SAB omkring vinduespudser af glaspartier/svalegange OG OK Nygaard aftalen der var udløbet - SAB forhøre angående ny aftale
- Evt drøftelse angående vicevært og kørsel og hvilke afdelinger har han ansvar for ift arbejdsfordeling og hvornår han er hvor? Rådighed til fx isrydning mm
6. Handicap venlighed i fælleshus
- kørestolsbrugere kan ikke komme ind ad fordøren!!! Den er så tung, at den smækker i for kørestolsbrugere/handicappede/ældre/gangbesværede
- Har SAB evt en ide/forestilling til problematikken?
7. regnskab/budget
- 10.000kr/året til sociale fælles arrangementer - hvad er ønske om fælles aktiviteter til 2022
- 900kr/bestyrelsesmøder
- Formanden får gennemgang af Kent/økonom kyndig i SAB
8. rengøring elevator/div
- rengøringskælderen står for rengøringen - manglende rengøring /
- vinduespudser står for glaspartier, svalegange mm
- vedligehold af udeområder / græs mm - uddelegeres til ny aftale
- INDHENTE NYE TILBUD
9. henvendelser til bestyrelsen
10. gæsteværelser
- evt indkøb af overfladerengøringsklude til gæsterne
- skift af lagner og vask af lignende
evt:
- bordtennis rummet er låst?! Mulighed for at holde den åben
- interesse at gå fælles om at få en vinduespudser aftale hjem - ift at han kan få flere husstande samme dag - evt god pris?
- når hobbyrummet bruges i dagligdagen skal man huske at gå WC, gulve og flader efter sig :-)
- fælleshus og gæsteværelser er lukkede for eksterne brugere
Bemærkninger
● fraflyttede beboere skal som så ikke have adgang til hverken TFB hjemmesiden eller Facebook
Handlingspunkter
1. bestille en simpel filterkaffemaskine til det lille arrangements-forbrug i hobbyrummet /formanden
2. bestilling af bålstativ og båludstyr?
Dagsorden for næste møde
Dato: onsdag 18.5 kl.19
Punkter til dagsorden: Palle og Lise
--------------------------------------------------------------------------------------
Bestyrelsesmøde; 31.8.2021
Referent: Lise Håhr Larsen
Tilstede: Formand; Brian. Charlotte, Ramzia, Lise
• Palle tilføjer, at vi som bestyrelse kan besvare på nogle spørgsmål mm efter fællesspisning. Tilføjelse også, at man selv medbringer drikkevarer. Fremtidig må drikkevarer være på egenbetaling eller egen indkøb.
• El-standere: problematik; mange efterspørger. Ikke en mulighed økonomisk for os. Mulighed for leje af privat p-plads for at lave el-plads? Undersøge mulighed for at leje på årsbasis en privat plads; med nummerplade, LEJE til SAB! Man står selv for etablering (og ved fraflytning fjernelse/overdragelse) af el-stander. Ikke en udgift eller omkostning til resten af beboerne.
• handicap. Handicap pladser tegnes op – med nummerplade. SAB skal tage kontakt til beboer for ønske om etablering af privat handicap p-plads.
• Cykelskuret. Nedlagt. De tre nye flisebelagte pladser bliver overdækket cykelparkering
• campingvogne må holde i 48 timer
• fremtidig indkøb – alle indkøb skal igennem formand/øvrig bestyrelse; forespørge ved SAB ift indkøb af større ting ift indkøbsaftaler
• Budgetforslag! SAB skal fremlægge til beboermøde – budgetforslag. 115, 119. Bestyrelse skal gennemgå forslag og vende retur til formand inden 9.9.2021. Dette tages videre til beboermøde.
• Fællesspisning er et socialt arrangement for at komme hinanden ved. Vi vægter social trivsel, fællesskabet og den gode tone. Fremadrettet skal vi have forpligtende tilmelding; lille beløb per husstand; medbring egne drikkevarer.
• Årshjul – datoer for bestyrelsesmøde. 21/22
• Vejbump; de er på vej.
• Lys på stien og afdelingen
• vi skal have en gennemgang af fælleshuset – ødelagte ting/borde/service; rengøringsstandard efter leje!!
- afdelingsmøde; 27.9
• kaffe, the, vand, kringle. Tidligere erfaring at trods tilmeling manglede mange – mad blev smidt ud. Stor udgift
• indkomne forslag til Brian Pedersen. Bestyrelse mødes 13.9 kl.17.30 og gennemgår disse
• beboermøde: indkaldelse.
• DATO: søndag 12.9 – kl.17.00 – svare på spørgsmål; eventuelle henvendelser – hjælp til formulering af forslag til SAB
--------------------------------------------------------------------------
Bestyrelsesmøde
10.5.2021 / KL.18.00 mødestart/ sted
Deltagere
Ramzia, Tove, Gert, Charlotte, Lise, Brian
Udeblivende
Michael
Dagsorden/Ordstyrer/Referent
Lise
Dagsorden
Opfølgning på sidste møde
1. shelters; etablering af æbletræer ved Gert og Svend Erik
2.
Nye punkter
3. tors.27.5 kl.18 - traktement efterfølgende. Brian deltager
4. Fælleshus er åbnet; booking er i gang
5. Erling; fodboldbanen. Forbedringer - tilsyn ift belægning.
6. ventilationsanlæg i fitness - føleren er evt defekt
7. cykelskur er sat i gang; tegninger og byggetilladelser
8. Henvendelse udefra; booking til et Baby Rytmik Hold for mødre/fædre i området.
Spørgsmål går på hvorvidt det er muligt at booke vores fælleshus i dagtimerne for at
oprette hold.
○ 2 hold; optage det mindre lokale i op til 3 timer - medbringer selv
rengøringsremedier og gør rent - WC og Køkken mm rengøres - Brian går efter
○ ved evt 10 gange; pris på 200kr; indtjening på 2000kr
○ det er godt for børnene, forældre i området; socialt arrangement
○ bevidste at det er “folk” udefra - men kan samle lokalt - også for folk herfra
○ imod; kommercielt brug - folk udefra. Hun bor her ikke. Hun vil have en
indtjening
○ evt en god ide - at henvende sig til hallen; HyggeDK, andre lokaliteter
○ vi må ikke “tjene” på den slags
○ lukket forening
9. 25 nye brikker er ankommet; vicevært skal blive bedre til at få chip/brik afleveret.
Brian får lavet enten en seddel - ser gerne at det bliver påført SAB at der er en kolonne
på lejekontrakten med fluebens felt man kan vinge af om man vil have en brik eller ej -
trække de 150kr mm op til SAB
10. Trailor problematik!!! * punkt til afstemning til generalforsamling
11. cykler - dem der ikke har en ejer; bliver fjernet. POP UP pån hjemmesiden. Skiltning?
Henstilling af cykler forbudt.
12. Parkering skiltning; PRIVAT OMRÅDE. Kun for beboere
13. rundkørsel; der kommer nye 20km/h skilte
14. busstoppested problematik; folk der skal med bussen stiller deres cykler op ad gavlen -
Charlotte fjerner dem hyppigt.
15. Forespørgsel; El bil stander/lader - vil det blive sat op!?! Omkostningerne er for store til
det - private parkeringsplads; få tildelt et slot og så selv at betale for sin opsætning.
16. el-kedel til gæsteværelser
17. nye stole og parasoller; sat op og taget i brug
18. Nyt på dagsorden; SEN SOMMERFEST? SANKT HANS? Arrangement gruppe - evt tage
kontakt. lave hekse med børnene og samle brænde mm til bål. Lise / Tove. Leje grill mm
til at kunne grille og spise sammen - sodavand / drikkevarer. Rammeplan / økonomi
19. Palle; sætte op på hjemmesiden at vi gerne vil invitere til Sankt Hans
20. pasning af græsanlæg mm !?!? Ny ordning
21. nøgleboks udskift!! fra de små til større
Bemærkninger
● Siden sidst; Michael er gået ud af bestyrelsen. Tove er rykket op fra suppleant til
bestyrelsesmedlem
Handlingspunkter
1.
2.
Dagsorden for næste møde
Dato: mødeindkaldelse.
Forplejning: husk faktura sendes til Tenna
Punkter til dagsorden:
------------------------------------------------------------------
Bestyrelsesmøde
dato 10.12.2020 / KL.19.00/ sted Fælleshus
Deltagere
Brian, Ramzia, Tove, Gert, Michael, Lise
Udeblivende
Charlotte
Dagsorden/Ordstyrer/Referent
Lise
Dagsorden
Opfølgning på sidste møde
Gennemgang ved formand; Brian
afvikle 2020
2021 - ny dagsorden form kommer til første møde i det nye år
møde interval; hver 6.uge
Nye punkter
ros for juletræstænding; nye beboere har fået godt indtryk. Hyggeligt kort at se hinanden og “mødes” over en øl/sodavand
træningsrum: rengøring er god. Tak til folk, der vedligeholder efter deres træning.
Corona restrektioner overholdes indtil videre
Rengøring og udluftning overholdes
Bestyrelse modtager PC og printer til
udvendige trapper: ekstra stribe tape er sat på. Meget omstændig og dyr løsning - trapper varmes op / beton, stribe varmes og klæbes/limes… Tape er meget dyr. Evt løsning - at få boret drænhuller da hældningen fortsat er forkert. Vand samles og løber ikke fra.
Besluttet: nye beboer får en buket blomster; modtage dem åbent og byde ind til dialog.
trailere på p-pladserne: de skal fjernes. Det er OK at have dem stående i op til 2 døgn ( ligeledes autocamper, campingvogne mm). De bliver fjernet - står til egen regning. Regler fra SAB - står i husorden. Cykler må ikke stå i portene - vil blive flyttet ud af portene.
Skideballe: stor regning ift folk sætter deres storskrald i skuret og ikke kører det ned på genbrugspladsen. Viceværten står ikke til ansvar for at trampe kasser “små” for at de kan være i containeren. Viceværten gør det en sidste gang, og dernæst bliver det tillagt hver husleje.
fra 1.jan.2021 - det er op til bestyrelsen at tage forbehold på vegne af afdelingen. FX grønt område, generel vedligehold af grønne arealer, fælles hus vedligehold, klager behandles af bestyrelsen
fx sølvfisk: ansvar ligger ikke ved SAB eller bestyrelse; sølvfisk kan fjernes ved optimering af rengøring
bestyrelse & arrangement udvalg skal have arrangeret fest - når der er RO på CoVid19 og vi må samles, skal alle husstande store og små inviteres
regnskab fra 2018 og frem er gennemgået og godkendt; formand
fælleshusets briksystem - man skal være OBS på at det trækkes 150kr depositum over husstanden. EN BRIK PER HUSSTAND. Hvis man mister brikken skal man erstatte; beløbet kendes ikke - det koster dog mere end de 150kr som “pant”
hjertestarter: fond søgt; opsætning aftales - obs med at markere den online; hjerteløbere mm
manglende lys ved broovergang - det er mørke huller - Vi ser på mulighederne. Formand er på opgaven
arrangementer roses - både Halloween, jule deko arrangement
Husdyr:
husdyr per bolig -> se husorden
SKAL HOLDES PÅ EGEN MATRIKEL. Skader og oprydning/rengøring i følge af husdyr sendes regning til ejer
Rottebekæmper; efter riste er blevet spændt fast herude, er der reelt kun “mulighed” for rotter rundt ved boldbane. Kend forskel på rotte og mosegris
bålplads; parasoller; solfilm til drivhusene indkøbes
shelter & bålplads overvejelser:
siddepladser ved bålplads; shelter ved bålplads - både som siddepladser, sidde i læ/sove
placering overvejes; skal forblive på vores side af cykelstien da den anden side er “fredet”SAB område
mulighed for leje? mulighed for booking? Kan man enes om at “dele” og ikke kun optage - give plads og invitere andre med
tre-ben stativ; gryde, pande, rist mm
sikkerhedsudstyr til brandslukning
allerede god tilslutning til at være fælles om at etablere bålsted af andre beboere
ansvarshavende: Michael Leth Jensen og Gert Hørup
Formands suppleant udnævnt af SAB, formanden og bestyrelsen; Lise Håhr Larsen
Bemærkninger
Til lejemål i den ydre bygning
Trappeopgang skal være ryddet for diverse køretøjer mm
Døre i trappeopgangene skal være frie - det vil sige der ikke må stå stole, blomsterkrukker mm
svalegange betragtes som FLUGTVEJE og REDNINGSVEJE (da det er “lukkede” gange ift døre, elevator mm) og skal være til at begå sig med fx en ambulancebåre ( de skal ikke først til at flytte vasketøj, møbler mm)
Dagsorden for næste møde
Dato: mødeindkaldelse. 7.Januar 2021
Punkter til dagsorden: bliver sendt ud af formand
--------------------------------------------------------------------
Bestyrelsesmøde
dato 2020 / KL.18.00 mødestart/ sted
Deltagere
Dagens gæst: Palle,
Tove, Charlotte, Lise, Gert, Michael
Udeblivende
Brian
Dagsorden/Ordstyrer/Referent
Lise
Dagsorden
Opfølgning på sidste møde
1.
2.
Nye punkter
3. Palle; hjemmesiden. www.taarnfalk.com
o booking er oprettet. God erfaring efter kort tid i afprøve.
o betaling mm er afprøvet og virker
o Palle; det administrative ansvar tager Palle gerne. Overordnet er bestyrelse med ind over design mm. Man er velkommen til at byde ind
o INFO BREV TIL BEBOER - info og intro
o nyhedsbrev/info mm - når man har meldt sig til på taarnfalk.com kan man forvente at man kan få en mail.
o selv søge info på hjemmesiden / selv søge info i montren
o vi går væk fra at dele fysiske sedler ud - man må selv søge information på nettet og orientere sig på hjemmeside
o Palle kan skabe sig et overblik over hvilke husstande vi ikke når ud til - man står selv for tilmelding
o infobrev / beboerbrev omkring hjemmesiden - dernæst er vi færdige med at dele sedler ud (HUSK: info seddel i beboermappe /velkomstmappe)
o tjek “det sker” for kalender - aktiviteter, møder, fælles arrangementer mm
o Michael: kontakte beboer / konkret fotograf: benytte sig af hans billeder på hjemmesiden
o kontakt: man kan kontakte bestyrelse gennem formular: går direkte til Palle - videresendes til bestyrelse til håndtering - Lise overordnet ansvar, at besvare på bestyrelsens vegne. Ligeledes Lises ansvar, at håndtere henvendelser rettet mod bestyrelse
o beskeder gemmes
4. Booking; nøgleoverdragelse: Tove ser gerne at blive aflastet. Kan man benytte nøgleboks til dette formål fremover? Palle/Charlotte mange flere har været behjælpelige. Fysisk vil bestyrelse gerne trække sig. Nøgleboks til at afhente og aflevere nøgler. Manglende oprydning mm bemærkninger og ødelagte ting - efterregning til SAB.
o opfølgning af rengøring; skifte koder, nøgleboks mm - ny opgave.
o Ide om vagttelefon. Brian og Palle har drøftet tanken, at man kan kontaktes på en vagttelefon - turnusordning til at have ansvar for nøgle mm.
o så er det ik et privat nummer der florere og man bliver inddraget; men vagttelefonen.
5. opfølgning på markvandring - tjek se link
6. gæsteværelser: lagner. plettet lagen; beskidte mm. INFO AT MAN HUSKER SENGETØJ OG LAGNER
7. information til nye beboer : Michael Brian Lise - evt 10.9?!? hos Lise
8. dyr i fælleshuset: hunde i fælleshuset. Klistermærke på ruden - dyr forbudt!!! Michael! Tænk på din allergiske nabo.
9. Haspe på alle ydredøre på fælleshuset! Michael
10. info seddel angående rygning. Festen ved rygning trækker ud foran fælleshuset. Beboer bliver generet af den medfølgende larm. At vise hensyn til naboer efter kl.23.00 når man står mange festglade naboer/gæster og ryger
11. info angående forstærkning til køleskab?
12. formand: tilbagemelding hvor langt man er nået med udbedringer. tjek
13. mangelliste ift udbedringer - individuelt
14. Gert: BTW anlæg. Afkalkningsanlæg til hele boligafdeling. På lang sigt en mulighed.
15. Palle telefon forslag
16. dato for høstfest /helstegt pattegris - uddeligere opgaver; opsætning, aktiviteter, oprdyning, rengøring, affald, snolderpose… udvalg.
17. bestyrelsespostkasse: slot under Lises postkasse er ledig - isætte lem til brug for beboerhenvendelser til bestyrelse. dagsorden. klager mm. - elektronisk via hjemmeside
18. info: forsøg på indbrud i skure… rygere har tit lagt mærke til uhensynsmæssig færdsel
19. vagtværn?
20. billeder af bestyrelse til infotavle
21. hunde gøen - hundeejere bedes om at tage ansvar for at stoppe gøen (både udenfor og indenfor) Gøen der starter gøen andet sted er til gene for rigtig mange (også for beboer der færdes i egen hjem og lytter til gøen 5 lejligheder længere henne fra). tage hensyn til hinanden.
22. stole på tagterasse - 10 nye stole købes. og parasoller. Gert er på sagen. vi ønsker bedre kvalitet.
23. gamere - sag og klager. Brian og Lise tager snakken med ham (inden SAB involveres). Det er direkte kontakt til SAB - især efter kl.22 hverdage.
24. er bestyrelse forberedt på, at vi som bestyrelse kan få høvl af beboere ift det seneste års arbejde? (fx CoVid19) - udlejning, samarbejde, kommunikation, håndtering af diverse… Michael og Lise svarer. Lise referent
25. Michael: hvad foregår der ift vicevært rum… hvad er grunden til at det indtager et helt rum? hvis vicevært skuret kan benyttes til det samme formål vil vi gerne have det tilbage til gæsteudlejning
26. evt brug af beboer-skur til cykellapning mm / hobbyværksted
27.
Beboermøde
1. mandag 28.9.2020 - kl.19.00 i fælleshuset
2. dagsorden:
a. valg af dirigent
b. valg af referent: Lise Håhr Larsen
c. Valg af stemmevalg
d. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde
e. godkendelse af driftsbudget med tilhørende PVplan for 2021
f. orientering om regnskab 2019
g. behandling af indkomne forslag!!!!!!
h. valg af ny formand
i. valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen. På valg er: Charlotte Kivsmose og Lise Håhr Larsen
j. valg af suppleanter
k. eventuelt.
3. budget og evt. indkomne forslag bliver omdelt ugen op til mødet. ( de skal sendes til formanden inden den 14.9.2020; postkasse nr.92 Michael Leth Jensen)
4. HUSK: giv din fuldmagt til en nabo eller en fra husstanden, ift valg til afstemning. Hver husstand har to stemmer - din stemme skal ikke gå tabt under de kommende valg.
Handlingspunkter
1. Michael Brian Lise - møde omkring nye info pjecer
2. Brian handlingspunkter fra markvandring
3. Michael handlingspunkter kontakt til Erling mm
4. møde 14.9 Gert Michael Lise - gå forslag igennem inden de sendes til SAB
Dagsorden for næste møde
Dato: mødeindkaldelse 24.9 - kl.18.30
Forplejning: husk faktura sendes til Tenna
Punkter til dagsorden:
• beboermøde
• følge op på forslag
•
link til ”noter og opfølgning af markvandring; møde mellem Brian og Lise 24.8.2020”
Møde med Brian;
• kommende siddende bestyrelse; sammensætning af bestyrelse - kompetence - titel fordeling - formand stedfortræder; rollefordeling og ansvars / opgave fordeling
• taletidskort til udlejning - 14 dages turnus - ansvars fordeling - hjemmeside
--------------------------
- Noter til markvandring:
• Vand på trapperne; meget glatte, vand samles, kan ikke løbe fra (ved frost skaber det tykke isskorper) Ingen udbedring; saltning SAB (stop med selv at salte og strø sand) SAB ANSVAR!!! holde dem på ansvar ift evt fald og forsikring. Ekstra stribe; sikre større trædeflade/sikring. IKKE LUKKET OPGAVE.
• Bænke – produktionsskole genåbnet; de sættes i produktion - modtaget. Evt indkøb af 6 sæt børne bord-bænke-sæt (til brug til daglig på området; kan flyttes til fest/fødselsdage…). Voksenbænke: Brian og Sørgen; møbelhund; med skinne på - selv flytte bord bænke sæt på området.
• Midterste port: hul i murværk; ud for nr.20 (hvad med skadedyr…!) - tjek
• Opgange: rygning forbudt skilte er kommet op.
• Bemærkning om manglende rygning forbudt skilte længere oppe ad opgangen og til drivhuse tjek
• Rengøring af opgange! Indblik i hyppighed af dette tjek
• Flere klistermærker ift lejlighedsnumre og pile ud til svalegange er på vej
• Skraldespande ved døre til opgange og til drivhuse på vej tjek. Bestilling af ekstra skraldespand /fjerne “skod-potte” foran døren og skifte ud med skraldespand (stativ med “cigaret”del (aske opsamling) og nederst skraldespand)
• Vanding af træer – når der tappes vand fra TFB vil vi gerne vide, hvor regningen ender. Er det fælles drift af tfb afdelingen? Vores regning; lille beløb - indgår i årsregnskab.
• Skurtårne er utætte. Vandet løber ned ad og ind i under beklædningen. Flere har oplevet fugt i skur og flere har haft vandskade. er udbedret / tagpap! oplever man problemer henvender man sig på drifttelefonen
• Vejbump vi får dem. Etableres i 2021 / afhænger af at vi der bor her finder ud af en løsning. Tages op til beboermød. 6 bump. 2 på den korte strækning - 4 i svinget. Ud for p-båse mm. Udvalg (beboermøde) til opgaven - evt nogle beboer har ekspertise - råd/vejledning/pris
• Bytte bytte nabo hylde / hjørne hvor viceværter ikke fjerner fra men naboer kan tage af Forslag - malerbord; 1 gang om året til loppemarkede. Skraldreskur bliver “fjernet”. Lås skiftes og skuret inddrages til andet. Kun paprum til sortering af store papkasser mm. Det ekstra rum bruges til fælles haveredskaber, trillebør mm. Evt opmagsinering af dæk mm
• Lys ved indkørslen af TFB / skovsangere virker ikke – skal skiftes. Det var en fejl - der sidder forkert monteret vippelampe. Udbedres
• Markere / tegne en gangsti op i begge sider; ind og ud af området; til sikker færdsel for fodgængere når de skal gå ude blandt biler for at komme op mod Virringvej. Offentligvej. Ved etablering af rundkørsel skal vi forelægge forslag til Skanderborg Kommune, om etablering af sti ned mod vores område Skovsangere/TFB (samarbejde) Bestyrelsesopgave laver borgerforslag. Evt bestilling af lasermåling hvor høj hastighed biler/lastbiler mm kører
på Virringvej (kontakt til politi). Brian fra Skb Kommune - Michael kontakt: det er et smalt stykke, fortov i siden skal tegnes op.
• Sidste bænk skal placeres på legepladsen - tjek. Står bænkene der hvor de skal? Tjekke op på placeringen - evt dem ved fodboldbanen skal rykkes få m.
• Hvor er pullerterne henne? Kan de sættes op igen. Mindske trafik udefra inde i boligafdelingen og sikre børnenes færdsel på stierne/torvet Diskussionen: Brandmyndigheder er imod af brug af disse. Lovkrav at redningsveje skal være til færdsel. Biler MÅ IKKE HOLDE PÅ STIERNE. Kommer en ambulance og skal til skal stien være til fri færdsel. Ved brand vil en vandvogn ikke tage hensyn til henstillede biler på stierne. Man må gerne køre op til ens lejlighed og læsse/tømme bilen; men skal fjernes omgående. Trailere må ikke holde på stien.
• henstilte trailere, campingvogne, både mm skal opmagsineres et andet sted. der er maks parkering i 2døgn…
• Græs i voldgrav / pasning af græs – utilstrækkelig pasning og vedligehold - 1år mere er OK NYgaard ansvarlig. Så er vores eget ansvar. Egen opgave at slå græs, fjerne græs, plante blomster mm. forslag om selv at passe det - vi kan finde ud af en pasningsordning der slår det og ordner det. Vi skal stemme om det til beboermøde
• Er de døde planter skiftet ud eller blot fjernet? erstattes
• Belysning på hele matriklen. Vi har i over et år efterspurgt at få reguleret belysning mere optimalt ift sommer og vintertid, slukkede perioder og tændte perioder Timer uret har været fejlmonteret. Originale tegninger viser ikke træskillevæge på svalegange. Sensorer der vender mod hinanden. De er sat på opgave. Under behandling. INPUT: tidsrammer. Hvor ender regningen?!? SAB?
• Indgang af net på boldbanen Brian og Søren, på siden af stien: det stripses fast til at man kan gå ind. Karabinhage. Åbning til at gå ind og ud; bold bliver inde. På opgaven
• Lys tænding på stien under behandling
• Fælleshuset: eftersyn og garanti på gulvet Gulvet får en behandling fra SAB. Grundbehandling. Efterfølgende er det vores egen opgave at udbedre det fremover (indtjening)
• Rengøring af fælleshus og gæsteværelser inden genåbning af udlejning. rengøringskælderen har klaret opgaven.
• SABs tanker om genåbning af udlejning Bestyrelsen fulgte CoVid19 retningslinjer i samråd med SAB.
• Påfyldning af sand i sandkassen må vi ikke selv gøre. regel med den rette sand. Indkøb af det rette strandsand.
• WC i lejemål eget ansvar at henvende sig individuelt til SAB og retter henvendelse ift cisterne / skyl - det skal reguleres i alle lejemål (lille skyl). ring på drifttelefonen - ret henvendelse. alle har fået kort
• Slutmontering / fastgørelse af riste rundt om matriklen – folk og dyr kommer til skade Brian og Ole er på sagen. Nærmere følger - diskussionen fortsætter. Michael har talt med beboer: Overvicevært Sten går ind i sagen dato:27.8 da det ikke er en lovlig løsning. Erling og Ole havde lovet at bi sidde mødet; de kom ikke. Michael tager kontakt igen; vi går ind i efteråret og våde måneder - de kommer til at skridde mere. Hvordan ser vores økonomi så ud?!? SABs “brølere” - hvor ender regningen?
• OK Nygaard gartnere – aftaler omkring pasning? Sprøjter med Round Up, brænder ukrudt… til beboermøde 2019 blev der nævnt fra Erling Weber, at det er proceduren under rette forhold. Slut
• kommunikation fra SAB - at alle fik monteret forstærkning ift køleskabe mm - SAB mangler at melde ude til alle!
• porte - fjerne cykler. De tre porte må ikke blokeres af cykler. Der er nyt cykelskur under opsætning i hjørnet ved vicevært skuret. Alle cykler vil blive fjernet. Det er redningsvej (HUSK knallerter, motorcykler mm ikke må stå i porte, under gangbroer/svalegange, under trapper mm - placering på p-bås. Under behandling at cykelstativer evt flyttes og opsættes andet sted der er strategisk bedre for beboers daglige færdsel
• Palle og Brian fjerner kaffemaskinerne uge 35; kemisk afkalkning. Opkobling til fremover at kunne afkalke selv.
• fælleshus: opsætning af papir dispenser + skraldestativer; køkken, 2 x WC, 1 fitnessrum
• rengøringsrummet:
• 2 nøglebokse
• reol: karklude, viskestykker, køkkenrulle, skraldeposer, vaskemidler mm. Palle og Brian; weekend uge 35. Dymo markering til at folk kan hjælpe med at holde orden.
• Dartskiven er klar. Må kun bruges udenfor indtil måtte. Afventer levering af måtte til at skåne gulvet. Ved udlejning af fælleshus er det ikke muligt at leje eller bruge dartskive.
• fælleshus: fejl i anlæget. ventilationssystemet skal tjekkes. nyt styrepanel til styring af temperatur til alle lokaler. Fejl i systemet. SAB tager ansvaret/regningen. Rensning, indregulering, airmaster med kold/varm luft mm
----------------------------------------------------------------------------
Bestyrelsesmøde
3. Juni 2020 / KL.18.00 mødestart/ Tagterrasse ved nr.8
Deltagere
Michael, Gert, Brian, Charlotte, Tove, Lise
Udeblivende
Ramzia
Dagsorden/Ordstyrer/Referent
Lise
Dagsorden
Opfølgning på sidste møde
1. Opsamling på mødeform, struktur, planlægning - kommunikation og tone overfor hinanden.
○ møde form: mødes fast hver 6. i lige månede - og kigger i kalenderen og finder derefter en dato der passer alle/flertallet.
2. Respons på mails/opfølgning på opgaver - vi tager en spiral “siden sidst”
○ Gert: efterspurgt vandforbrug på WC - Brian tog den op på markvandring.
○ Tove: ingen respons på lys
○ Charlotte: har haft taget kontakt til en der var ved at reparere en lampe på stien - han siger det ikke er noget problem - anden opsætning i tavlen for at kunne regulere det da det er sat til for få kredsløb. omkostning!!!! Michael vil atter tage kontakt til Erling Weber.
○ Charlotte:
3. Markvandring - Brian noter til markvandring
○ OK Nygaard
■ bede med “ukrudt” og græs - utilfreds med udførelse af OK Nygaard - de har fået klage, SAB stillede op og klagede. Kontrakten udløber om cirka 6mdr. Det er op til os selv, hvad vi gerne vil have i bedene - om 6mdr.. Vi kan selv bestemme hvad der vil være og vi står evt selv for pasning
■ melde det ud til beboere: have et udvalg der tager ansvar for plantning og vedligehold
○ SAB
■ OK Nygaard - vanding, hvor vandet kommer fra mm skal gøres bedre
■ når aftale er udløben, hvad skal vi så?
■ vi står selv for bede fremover og uddeligere den til beboer… selv holde kantgræs mm
■ “vildt”græs i voldgraven - SAB slår kun en gang om året. De ser helst ikke selv at vi slår det - men da de ikke har plantet det der har været lovet, bliver det slået af dem der har lyst til at slå det selv!!!
■ vand på trapperne: om vinteren isslag. Brian har haft en ven ude, der arbejder med den slags. De har diskuteret muligheder - Ole Høj gav lov til at lægge yderligere striber på - prøvehandling om det kan afhjælpe. Brian på sagen
■ gelænder i vådt føre er for glatte, ved frost ligeså
■ ansvar for saltning, snerydning mm, glasset der kan sprænge ved frost mm - ansvar og forsikring er SAB ved personskade
■ ønske feedback fra folk med udvendig trappe - afhjælper de yderligere striber, eller gør de ej?
■ HOLDE SAB OP PÅ DERES ANSVAR OG FARLIG UDFØRELSE AF BYGGERI
■ ...på et tidspunkt bliver vi “selvstændige” / “selvstyrende” - bestyrelse og beboere styre området
■ bænken på p-pladsen. den sættes på legepladsen. der er lovkrav om afstand til sandkasse på 1.20m. der sidder 8bænke på sti ved legeplads- en flyttes om mod multibanen. placeringen har ikke været optimal ift børn og færdsel på matriklen
■ brian har sat stolper op - bænke flyttes. vicevært ringes til og så flytter han. selv gå en runde og se - kontakte brian angående flytning
■ bord bænkesæt; til terrasse, mobile med hjul, de kan flyttes og evt tages med på torvet. produktionsskolen i skanderborg genåbnede i fase 2 - produktionen er sat igang. Brian og Michael har besluttet at købe 3-5 sæt børne bordebænkesæt. MÆRKE DEM - brænde med lodkolbe “TÅRNFALKEBAKKENS EJENDOM - boligafdeling 45”. de store bordebænkesæt har fået klap-hjul - flytbar. Evt kæde på terrassedækket og låse dem fast! men vi må tro på det bedste i folk og håbe og opfordre til at de sættes pænt på plads
■ hul i murværk - rotterne kravler ud af hullet // port nr.2. alle porte er tjekket - plader nedtages og tjekker for reder. der er blevet “fuget” og lukket. rottemanden var herude. Brian har talt med rottemanden. Er skreven ud til FB beboer - selv kontakte. BEBOERBREV
■ Rygning forbudt skilte. dem der udfører rengøringen har røget - de er mindet om rygning forbudt. skilte er sat op. klistermærker ved elevator mm. skraldespande er sat op på tagterrasser. Tømning? Der er nøgle til...vicevært opgave. tømnings turnus?! hyppighed
■ Erling har bestilt 5stk ude skraldestativer - 1 ved fælleshuset, 1 mod multibanen op mod sti, 1 overfor hængebro, 1 skråt overfor svævegynge, 1 ved eksisterende bænk ved torvet.
■ vanding af træer; EL - fælles forbrug af vand - fælles forbrug af EL - tapningssteder - kører på et stort fælles vandregning og EL regning. BEBOERBREV. OBS på folk ik lader deres scootere, mm disse steder på fælles regning. det må de lade ud af egen skur på egen regning
■ EL - udvendige el stik er ikke til opladning af egne el scootere og deslignende. brug det til at støvsuge din nabos bil :)
■ skurtårne der er utætte - fugtige - tagpap!!! Brian har været rundt og spørge. der skal udføres eftersyn - billeder er sendt afsted. VÆR OBS - beboerbrev
■ driftkonto - vedligeholdelseskonto - vi har troet at vi kan ringe for beboer. BEBOER SKAL SELV RINGE!!! vi skal ikke samle for bestyrelse - beboer skal henvende sig over eget “Hjem” og “egne problemer”. pludselig skade ssg. driftkonto er invendig i eget hjem, vedligehold er på fællesareal
■ vejbump - hajtænder afvist da det er kommunens. vejbump - 6 vejbump - de opsættes hvor vi udpeger. næste års budget.
■ rundkørsel udfor tårnfalkebakken opføres
■ kommunens ansvar omkring cykelsti. SAB i konflikt med kommunen om placering af faktura
■ Michael forespørger ved vej og park - mulighed for fodgænger
■ skraldeskur bliver lukket af. der kommer skraldeBUR
■ 10.000 i ekstra omkostning at vicevært har haft arbejde at sortere affald og køre det på lossepladsen for os.
■ “bytte bytte købmand” med naboerne - mulighed for at købe borde og sætte ting op til at bytte med naboerne - og så køre det på lossepladsen//kræmmermarkede. Finde mulighed for byttedag / evt fortsat reol i hobbyrummet
■ indgang på boldbanen - åbne lukke /indgang - stripser åbningen, så der er nemmere adgang og vi mindsker fald fare for børn og voksne. nyt hegn vil koste 6.000kr
■ rengøring af fælleshus - eftersyn på gulvet. Der er bestilt rengøring af fælleshus efter CoVid19 inden første udlejning. Ring til Dorthe Støve
■ Dorte Støve, undersøger i kontrakt om det kan slibes ned eller have en behandling. Evt lukning i 5dage så det kan få den overflade behandling. fremtidig - hvis man vil have det hvert 5-6år; så skal vi på forhånd have det med i budgettet. Denne ene gang, betaler SAB
■ påfyldning af sand i sandkasser - Brian har kontakter; trailer fuld for 40kr i Stjær grusgrav
■ SABs tanker - genudlejning; de står bag os og opbakker os i vores beslutninger.
■ rengøring
■ WC i lejemål - vandforbrug. hvert lejemål skal selv kontakte SAB - tjek WC - stor og lille skyl skyller ligemeget. det skal tjekkes. Opfordring til alle beboer, at de selv ringer og kontakter. Eget ansvar da det er indenfor egen dørtærskel.
■ Ole Høj - riste rundt om matriklen; de riste der er lagt på er ikke nedlagt. de følger ikke tegningen. Brian har sat nogle fast, sendt billeder til Ole Høj. De vil gerne kommunikation heromkring, så de kan fæstnes på Brians måde på vores måde for sikkerhedens skyld.
Nye punkter
4. TRESS - ved Michael
○ kontakt af beboer - mangelfulde maskiner. dårlig standard, gået istykker mm.
○ kontakt med TRESS - leverandøren udtaler; maskinerne fejler ingenting. Det var det der var budgetteret. Eftersyn af maskinerne - ikke samlet ordentligt, gået i stykker. Det byttes uden beregning.
○ pointere at det er et hobby fitness rum - man har mulighed for at træne. Man behøves ikke.
Bemærkninger
● Tove har indsendt mail
○ WC i fælleshuset; rengøring af disse til daglig
○ kontrakter til booking
■ genåbning af udlejning (indkøb af klude og utensilier, retningslinjer under CoVid19… hvor afleveres klude, hvem vasker, skal vi indkøbe en vaske/tørremaskine)
■ evt sætte op, at man har mulighed for at lave aftale med en nabo, om at naboen gør rent!? “Har du brug for hjælp til rengøringen, så kontakt mig XXX på nr.123”. TOVE LAVER OPSLAG
○ udlejningskalender i bestyrelsesskabet!!! hvem tager opgave at styre udlejning.
○ rengøring af fælleshuset ved åbningen
○ spritdispenser ved WC
○ hyppighed af græsslåning af SAB/OK Nygaard - mangelfuld i området
○ de “beplantede” firkanter i området; mening, vedligehold
● Miljø på tagterasse
○ smukt miljø på nr.1 - bliver brugt hyppigt og flittigt. Rengøring af dette? Dejligt folk tager ansvar og holder pænt - kan vi gøre noget, for at det også omsættes til nr.2? Indtage rummet og gøre det til sit eget - evt nogen har lyst til at gå sammen om, at etabelere lignende på tagterrasse nr.2!?
Handlingspunkter
1. Velkomstbrev med info til nye beboer
2. Retningslinjer til ophæng
○ fitness - Michael og Brian
○ fælleshus (inkl.fællesareal retningslinjer)
○ gæsteværelser
3. nyhedsbrev til beboer inden sommerferien
4. hjemmesiden - Brian - sætter Palle på!
5. mail fra Dorthe Støve; repræsentantskabsmøde 25.6 kl.18 - deltagere fra afdelingen? Brian - Tove
Dagsorden for næste møde
Dato: mødeindkaldelse torsdag 27.8 kl.18.00. fælleshus. GERT står for drikke og smørrebrød
Punkter til dagsorden:
- Til næste møde: Gert står gerne for bestilling af smørrebrød / drikke - faktura sendes til Tenna
- når Corona slutter: grillfest, slush ice mm - beboerfest (efterfulgt af rengøring)
------------------------------------------------------------------------------------
ML
Markvandring
Til stede:
Gert
Charlotte
Michael
Ole
Torsdag kl.14 – markvandring.
Ole Hultén, Gert og Michael!
Punkter fra Facebook / spørgerunde til beboere (dem der er på FB)
Diskussion: drænsøer og hegn/net ift boldbanen. Ole Høj og Erling har tilkendegivet at de undersøger ”net” over multibanen. Lerjorden herude mm kan være farligt for ungerne/voksne
Der er ordnet ”dræn” i sidste række ud mod legepladsen
Græs: der er sået græs/blomsterfrø… de 120cm græs kommer i processen. Folk må ”afvente” – sidste beplantning er sat til slut maj måned.
15.9.2019 må hedde ”1års gennemgang” ift de sidste flyttede ind i september. Evt undersøge om det er 1.6?
Færdig overdraget var til 1.11.2018 – men vi kompenseres ikke i husleje på nogen måde ift at vi ikke har adgang mm til træningsfaciliteter, beplantning mm.
- Sti er ikke færdiggjort – sag mellem SAB og Kommune!!! Cyklister stopper brat ned i en grøft. Folk er tvunget ud at gå i trafik på en meget befærdet vej
- Cykel situation. SKUR. PARKERING. Hvad er status? Hvad er deres tanker og hvad forventes der (porte spærres fx af cykler og anhængere)
- Hæk, hegn, beplantning – beboer har brug for afslutning og klarhed
- Trapperne – de er meget glatte – ulovlig overflade – skridsikring af betonoverflader på trappe og svalegange
- Rygning på arealer!!! Rygning skal skiltes. Det er meget præsterende ift nr.8 elevator og drivhuse. Røgfrie områder
- Aflåsning af orangerie!? Vi har hærværk på møbler og affald og står tilbage med oprydning og rengøring
- Riste langs bygningerne
- Altaner der samler vand – gangbro/svalgegange – på underside af gangbroer – betonskader!? Byggeskader!
- Der samles vand på asfalteringer – p-pladser samler vand og det løber ikke fra /skæv asfaltering
- HVILKEN DAG ER VICEVÆRTEN HER?!? Udspecificering af viceværtens opgaver…!? En tilgængelig vicevært
- SAB – SSG nummer til akutte tilfælde – hvad er akut? Udspecificere for beboer hvad er akut for at man ikke står for egen regning
- Vejledning af skrald – hvorfor de klistermærker fra RENOSYD ikke blev sat op? Bestyrelsen havde sørget for klistermærker til skiltning af containere da pap ikke er vejledende, plastik fortæller heller ej at emballage, restaffald…!!!
- Fitnessrummet!!! Hvad har de tænkt med dørene! Brikker? Nøgler!?
- Uge 21 samles fitnessrum – husk beboer skriv
- Jord rundt omkring!? Blot græs? Hvornår slåes dette?
- Bålpladser og nyttehaver
- Petangue bane
- Udendørs vandhaner!? Tilgængelige for OS
- Bum /vejpæle – tanken om disse? Udrykning, sygetransport, ambulance…
- Færdselsregler på sti/torvet skal skrives ud – evt også at børn ikke skal cykle fra sti ud på p-plads!!!
- Hajtænder i portene – giv agt! Her leger børn skiltning
- Uregistreret bil skal fjernes
- Etablering af flagstang
- Udendørs belysning – timer!!! Det er spild at lyset belyser hele stisystem – både i dagstimer og nattetimer!!! Sensor tænder ik på modsatte side af bygningen – kun fra p-plads siden
- Støjvold?
- Visitation af genvæx – filter mm og ventilation!!! Em-hætte og ventilation
- Brandalarm sættes i gang hos mange under madlavning grundet em-hætte manglende funktion
- Støj og lydniveau – gulvene /er de isoleret korrekt?
- Tidsinterval for at græsslåning og trimning af kant på fællesarealer
- INFO TAVLEN flyttes ud af porten – u hensynsmæssig placering
- Hvad er til egen rengøring og fælles? Trappeopgange gøres rent – men trapper/vindue/glas op ad alle trapper i rækkerne gøres ikke… kan det passe?!
Mødeforespørgsel ift fremtidige møder
Torsdage kl.19/19.30 tiden vil være ok for de fleste
Hver anden måned?
Feedback på markvandringen
”juli” er ferieperiode for møder
Næste møde evt 6.6 kl.19
- Feedback markvandring
- Referat fra repræsentantskabsmøde 23.5
Vi mangler at SAB kommunikere til os og får meldt ud – med beplantning, riste, underretninger mm
Fejl og mangel lister mm
Evt Michael skal kontakte JCN bolig
----------------------------------------------------------------------------
Bestyrelsesmøde, afdelingsmøde i afd 45, SAB
Møde den 23.1.2019 kl 19:00
Bestyrelse: Michael Leth, Rikke Tøgersen, Gert Højrup, Lise Hahr Larsen, Ole Hultén
Suppleanter: Charlotte Kivsmose, Tove Brunsmose
Initiativ Udvalg: Anna Marie Rørby, Karen Siim, Line Frostholm, Palle, Birgit
Sprogø, Henny Koch, Ole Hultén
Udlejning: Inge Møller Kragh
Struktur: Mødeindkalelse
Forplejning?
Indkomne forslag
Dirigent / Sekretær
Referat
Referat fra møde den 23.1.2019/Ole Hultén
Agenda
Punkt 1 Oplæg til afdelingsmøder, slides fra Erling Weber Jensen som bilag
Slides kun tænkt som inspiration til bestyrelsesmedlemmer
Punkt 4, Initiativ Udvalget, præsentation af udvalget, kommende aktivitet
Fastelavn, planer, Festudvalget holder møde den 24.1.2019 i
Fælleshuset
Fastelavn afholdes søndag den 24. feb.
Punkt 3 Oldfruen / Inge Møller Kragh, Udlejning af Fælleshus, udlejling
Værelser, Inge havde et oplæg med og gennemgik forslag og
forslag til Lejekontrakt
Der er klargjort Web side til at styre udlejningen, men lidt held
er dette klart primo februar inklusive Lejekontrakt. Oplysninger
vil også komme i ophængsskabet
Fortsætter med afdelingsmøde
Punkt 4 Projekter ude, Bygningsvedligeholdelse
Åretsgang, årsplan bliver fastsat når SAB kommer med oplæg til Markvandring i foråret
Budgetmøde om 2020 budget i sommer, SAB kommer med oplæg
Punkt 5, diverse, forslag fra beboere, ingen forslag
Ole Hultén fik nøgle til ophængsskab ved vicevært. Fremover bliver
mødereferater, indkaldelser mm opsat der.
Bestyrelsens navne kommer op og liste med navne på diverse
udvalg
Ole Hultén udsender mødereferat med mail den 24.1.2019
Næste møde, ikke fastsat
Formanden Sekretær
Michael Leth Ole Hultén