Referat af ekstraordinært afdelingsmøde 

Dato: tirs.8.3.2022

kl.19.00

 

Indkaldt af SAB

 


1.    Valg af dirigent

2.    Valg af referent

3.    Valg af ny formand

4.    Evt af nye bestyrelsesmedlemmer

5.    Valg af suppleanter

 

SAB repræsentant; Direktør Erling Weber Jensen

 


1.    Dirigent: Erling Weber Jensen

2.    Referent: Lise Håhr Larsen

3.    Formandspost: Palle Voss Pedersen - indtil næste beboermøde

4.    .

5.    stiller op til suppleanter: Ole Hultén, Karen Marie Siim

1.suppleant: Karen Marie Siim 

2.suppleant: Ole Hultén

------------------------------------------------------------------------------------------

Til beboerne i afd. 45.

Tårnfalkebakken.

 

                                                                                               Skanderborg den 21. februar 2022

  

Indkaldelse til ekstraordinært afdelingsmøde tirsdag den 8. marts kl. 19.00 i beboerhuset.

  

Administrationen har modtaget en besked om, at jeres nuværende formand Brian Pedersen ønsker at fratræde sit hverv som formand. Derfor indkaldes der til ekstraordinært afdelingsmøde med følgende dagsorden.

  

1.      Valg af dirigent.

 

2.      Valg af referent.

 

3.      Valg af ny formand.

 

4.      Evt valg af nye bestyrelsesmedlemmer, hvis en af nuværende bestyrelsesmedlemmer bliver valgt som formand.

 

5.      Valg af suppleanter.

 

 

Fra SAB deltager undertegnede.

 

 

Med venlig hilsen

 

  

Erling Weber Jensen

Direktør 

 

------------------------------------------------------------------

Referat
Det årlige beboermøde; afdeling 45 Tårnfalkebakken
Dato: mandag 27.09.2021
Sted: Fælleshuset
Tilstede
SAB:
Erling Weber Jensen, Dorthe Kruse
Bestyrelse:
Brian Pedersen; formand, Lise Håhr Larsen, Gert Høyrup, Charlotte Kivsmose, Tove
Brunsmose
Dagsorden
¯ 1. Valg af dirigent
o Erling Weber
o jf vedtægter; varslet med de 4 uger overholdt
o besl utningsdygtige ifm vedtægter
¯ 2. Valg af referent
o Lise Håhr Larsen
¯ 3. Valg af stemmeudvalg
o evt stemmeudvalg ved skriftlig valg
¯ 4. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde
o vejbump er etablerede; de kan fjernes eller omplaceres
o cykelskur; det kan ikke lade sig gøre. Tre flisebelagte nyetablerede områder;
skur er undervejs til at de kan stå i læ
o strøm/lys; det vil kunne styres af den tilknyttede elektriker og vicevært via
app. Tænd/Sluk - det justeres løbende
o udeområder; shelter og bålplads; frugtlund etableret; bålstativ er undervejs
o rengøringsstandard er et punkt, vi er meget obs på
o Handicap parkering; mulighed for etablering af private H områder.
Henvendelse til Dorthe Støve og vicevært
o Gartner og rengøring; ophører i 2021; overgang hvor vi selv overtager i en
periode. Indhente 2-3 tilbude hos nogle andre/nye og afprøve i en periode
o Fejl og Mangler fm eget lejemål; fortsat gennem SAB
o Akutte fejl meldes til SSG
o Henvendelse fra beboer til SAB angående fælles arealer skal gerne igennem
formanden; mange henvendelser bliver for uoverskuelige. De skal samles,
koordineres og sendes fra formanden - formand@taarnfalk.com
¯ spørgsmål/bemærkning
¯ vejbump i den ende ud mod Skovsangere vil blive etableret
¯ trapper: under evt
¯ skur: kommunen ville ikke give lov til mere bebygning ud mod
Skanderborgvej
o Beretning er godkendt af flertal af beboer
¯ 5. Godkendelse af driftsbudget med tilhørende PV-plan for 2022; se bilag der har
været omdelt i postkassen
o side 1: lejeforhøjelse -26,77kr/kvm per 2022 - godkendt af tilstedeværende
beboer
o spørgsmål:
¯ kolonne 120; stigning på over 100%
¯ administrationen kan ikke differentiere
¯ vedligehold; glatte trapper, vand der løber mm - er det under punkt
vedligeholdelse?
¯ evt under i års gennemgang og 5 års gennemgangen -
jævnfør det aftalte skal det rettes inden dette
¯ konto 116 dækker de udgifter, der ikke er med i i års
gennemgang som rettelser/ændringer mm; udføres kun ved
behov. Posterne berøres ikke, hvis ikke det er nødvendigt at
udbedre/udskiftning/service/møbler mm (se bilag: Langtidsplan
2020 side 3)
o renovation: sortering ift ny plan
o Skanderborg kommune godkendte, at Skanderborg i
2024 skal sortere i 10 fraktioner
o SAB i kontakt; hvordan man i boligorganisationer skal
forholde sig. Private får gratis beholder - os der har
nedgravede container, hvordan vi skal forholde os står
åbent. Skanderborg Kommune har ikke svaret;
spørgsmål er hvem der betaler - ligestillet med andre
borgere. Skanderborg har partnerskab med 3 andre
kommuner (Favrskov, SydDjurs, Århus) - om udbud for
samme sortering
o Godkendt af tilstedeværende beboer
¯ Skanderborg Antenneforening: jævnfør ny lov, står det en frit at vælge
udbyder.
o Der vil være prisstigning på bredbånd
o Se side 6 i bilag
¯ evt møde op til generalforsamling hos
Skanderborg Antenneforening - med PBS /
medlemskab kan man møde op og give sin
mening til kende her
¯ SAB orientere blot
¯ 6. Orientering om regnskab 2020
o se side 8; Regnskab for året 2020
o se side 9;
¯ ingen spørgsmål eller kommentarer af beboer
¯ 7. Behandling af indkomne forslag
o ingen henvendelser
¯ 8. Valg af ny formand
o % grundet fratrædelse i 2020
o Brian Pedersen blev valgt ind i 2020; til valg 2022
¯ 9. valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen.
I
I
o På valg: Gert Høyrup
o På valg: Tove Brunsmose
¯ ingen stiller op
¯ Begge genvalgt; 2 årig periode
10. Valg af suppleanter
o Berit Falk valgt til I suppleant
o Jørn Jacobsen valgt til 2.suppleant
11. Eventuelt
o henvendelser til behandling under punkt eventuel
o rengøring af elevatorer - hver 14.dag - kun gulvet bliver rengjort - vægge og
døre bør rengøres mindst hver måned, da der er mange brugere med både
børn, barnevogn, hund, cykler, rollator mm - standard er mangelfuld
¯ mulighed for hyppigere rengøring? afdelingens bestyrelse vurderer
behov
o hjertestarter opsat ved fælleshuset
¯ forespørgsel om mulighed for opsætning
¯ hjerteløbere i området
¯ mange hjertestartere i området; man kan holde sig orienteret på app
¯ den forbliver åben; bestyrelse tager det op igen til et møde
¯ evt til beboermøde 2022 som forslag
o forespørgsel fra beboer
¯ om hvilke beføjelser bestyrelsen har - fx ifm udlevering af nøgler mm
ifm leje af fælleshus/gæsteværelser -
¯ SAB beføjelser - juridisk ansvar er SAB; hovedbestyrelse ejer
alt og har aftaler om alt
¯ lejeretligt, ordensreglement mm - mellemliggende mellem den
enkelte lejer og SAB
¯ bestyrelse er tillidsmænd for afdelingen, rette henvendelse til
SAB på vegne af beboer/afdeling. Hverdagsopgaver/ideer til
den sociale trivsel mm er op til afdelingsbestyrelse og beboere
o klager mm ifm reglement og overholdelse skal gå
videre fra beboer til SAB - skriftligt til SAB - vil blive
sendt videre til den man klager/henvender man sig om
¯ hvordan bebyggelses reglement overholdes ifm afholdning af
arrangementer/leje
o græsstykke på den anden side af cykelstien ud mod skovstykket; bag
multibane - hvorfor slår vi græs i det område, der ikke er vores? Forundring
over
o ønske om at gå videre med ideen om en petanque bane
o Må man ikke bruge hobbyrummet til fødselsdage ifm at servere
formiddagskaffe til en lille runde
o Snuble/faldfare for den skrå kant - udbedres i Okt21- på tagterasserne
o Terassebrædderne har givet sig; evt underlag - SAB tager kontakt til JCN
o Vandmængder på p-pladserne: vandet løber ikke væk. Faldet er god nok -
teknisk afdeling nævner "oprensning af grøfter"
o rist mm og nedløb mod søen - vicevært
o cykelskure; skure er på vej
o trapper; vandmængder på trappe - vicevært på opgave med at udforske
muligheder - de sorte striber har ikke afhjulpet
o asfalt skader - Reno Syd laver mærkninger i asfalten
o lys: den nye vicevært har udbedret - der er ved at komme godt styr på det
o Ny vicevært: Michael
o fra beboermøde: ifm rundkørsel; kommer der nedkørsel til fodgængere cykler
mm - Erling vil undersøge, om der kommer en "nedkørsel" til Tårnfalkebakken
¯ kommunal cykelsti rundt i hele rundkørslen - men ingen cykelsti ned
ad vejen mod Tårnfalkebakken/Skovsanger
o Spændebolte ved det lange glasparti er forsvundne - tagterrasse nr.8 - ræling
var løs - fald fare. Service på bolte - montering skal gennemgås. Hvis det ikke
udbedres går det videre til arbejdstilsynet. Kontakt direkte til Erling for
henvendelse og udbedring
o ny brønd foran nr.82 i 2020- manglende asfaltering i 2021
o en beboer der flyttede ind i 2021 oplever, at der mangler køkkenskabe. Andre
lejligheder har flere skabe
o gulvene indenfor; knirker knager og giver sig rigtig meget - montering er
dårlig. Understøtning er ikke nok. Kan gåes igennem af en ingeniør. Erling
tager det videre til teknisk afdeling
o beboer forespørger; susen og lyde - genvæx anlægget. Justering skal ske
gennem vicevært i forbindelse med skift af filter
o følere skal tjekkes; nogle oplever at justeringer ikke afhjælper, da følere ikke
virker. De skal testes - nogle oplever fugtophobning. bla nr.96
o OBS på følere i alle lejemål; fugtighedsmålere
o forespørgsel om evt større husnumre; ved taxa bestilling eller andet - evt
oversigtstavle over afdelingen
o lysføler: fx lyset tænder først når man går oppe ved nr.60 - fra den anden
ende tænder lyset ned ad rækken ikke

---------------------------------------------------------------------------------------

Afdelingsmøde på Tårnfalkehakken, mandag d. 28.09.2020

Deltagere:
SAB: Erling Weber, Ole Høj, Dorthe Kruse
Bestyrelsen: Michael, Gert, Lise, Ramzia, Charlotte, Tove, Brian
Beboere af afdelingen nr.45

Dagsorden:
SAB.
Referent:
Lise.
Velkomst ved formanden, Michael.
Dagsorden:
1. Valg af dirigent:
- Erling Weber.
Grundet Covid19 er meget ændret, ved talerække holdes 2 m afstand, eller forbliv siddende.
- Første gang vi har vedtaget mulighed for at stemme via fuldmagt.
- Praktisk: Indkald jf SAB vedtægter.
2. Valg af referent:
- Lise Håhr Larsen.
3. Valg af stemmeudvalg: udgår
4. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde ved Michael:
- Bestyrelses arbejde siden sidst.
- Måden at leje fælleshus m.m. har været udfordrende.
- Indhente information ift opdatere sig selv; Palle og Simon
har lavet en hjemmeside www.taarnfalk.com booking af
fælleshus og gæsteværelser, referater,
arrangementsudvalg, kalender ift fælles datoer. Brugt lidt
penge på at få den op at stå på Facebook, Messenger, kontakte dem via
telefon, Messenger kald mm efter kl.17. Kontakt bestyrelse via mailen: formandtaarnfalk.com
5. Godkendelse af driftsbudget med tilhørende PV-plan for 2021:
- Forslag til budget gennemgås ved Erling.
- Ingen huslejestigninger i 2021.
- Husk selv at tegne en indboforsikring.

Spørgsmål:

Grundet ny ferielov var der en huslejestigning; administrationsbidrag. Det var et engangsbeløb.
Adminstrationsbidrag på konto 112 blev hævet sidste år og nedsættes til næste år. Kontorelev ansat der skyldes stigning.
- Forsikring er hus og brand forsikring.
- Tab ved fraflytning; en form for forsikring. Vi skal betale 337kr per lejemål per år - det dækker et lejemåls tab på
husleje i en periode efter fraflytning; fx en beboer med gæld der ikke kan dække sin husleje; og evt istandsættelse af lejemål
- Vores indskud er ikke en del af driftsbudgettet - det indgår i byggeriet. 2% af den samlede finansiering er en del af finansieringspakke ift byggeriet.
- PV plan/planlagt vedligehold gennemgås af Ole
Fx linje 3 - vejbump skal finansieres i 2021 - 40.000kr sat af i planlagt vedligehold - til afstemning blandt beboere
- nr.10 det tredje cykelskur med flisebund
- Betaling af vandmåler; drift
- Antennebudget; programpakke ændret og det skylder at
priserne sænkes. De budgetterede priser sænkes per
pakke. Se regnskab vedlagt kompendie fra SAB fra den
24.8.20. Stigning på stor pakke skyldes at budget for
2020 havde været forkert; derfor restance til 2021
6. Orientering om regnskab 2019
- Ikke brugt så mange penge som budgetteret da vi ikke har betalt afdrag
- Evt sænkelse af ejendomsskat; hovedbestyrelse er på sagen
- Renovation var høj i 2019; offentlige og andre faste udgifter var bla
budgetteret med 909.000kr og der blev brugt 1.113.000kr
- Overskud på 612.000 vil blive brugt på huslejenedsættelse i løbet af de
næste 3år
7. Behandling af indkomne forslag
- Sonja; nr.60 - ikke indgået som forslag.
- Asfalt er stigende; opfyldning.
- Beboere har selv forsøgt at afhjælpe problem i uge 36/37
grundet for høj vandstand.
- Lisbeth; græsplæne der ikke er sået efter. nr.26.
- Charlotte; svalegange - rør der er ført som afløb tager ikke vand.
Hældning på svalegange og trapper er den forkerte vej og fører ikke
regn væk fra bygning/facade/vinduer - SEND FOTODOKUMENTATION med dato til driftsmailen
- filteranlæg: ønsker man pollen/allergi filter kan man selv tilkøbe. Have
det parat når viceværten kommer og skifter; så skifter han gerne til et
pollen/allergifilter man selv har indkøbt.
- Rengøringskælder; rengøringen af trapper mm; de sejler i vand. SAB
fremsender kontrakten til bestyrelsen.
- Skridsikring af trapper; den skridsikrings strimmel der er på trapperne
er permanent. Den ekstra strimmel der skal være med til at afprøve at
afhjælpe vandstand på trappetrin bliver monteret efter budget 2021
- Små buske rundt om søen blev sløjfet; større / højere buske
- Langstidsplanen: El biler i Skanderborg Kommune. Hvad gør SAB sig af
tanker om EL bil stationer!? Ladestationer skal afdelingen selv stå for...
evt 100.00-1 30.000kr (evt forberedt rørføring)
- RenoSyd m komme med et udspil, hvordan det skal foregå med ny
affaldssortering
- Forventninger, ønsker, forslag, henvendelser til bestyrelse - vi ser frem
til jeres input på mailen formand@taarnfalk.com

----------------------------------------------------------------------------------------------------
MØDE: DATO TIDSPUNKT STED: DAGSORDEN/REFERAT: TILSTEDE: FRAVÆRENDE
afdelingsmøde 23.9 Kl.19 fælleshus Dagsorden SAB
Referat Lise fra bestyrelsen AFD 45 bestyrelse; Michael, Lise, Charlotte, Tove, Ole, Gert
Alle beboere var inviteret.
Erling Weber Jensen
Ole Høj
Dorte Kruse

FORBEREDELSE: Dagsorden fremsendt af SAB

DAGSORDEN REFERAT
1 Valg af dirigent
Erling fra SAB
- Årligt afdelingsmøde; forslag fra beboer for afdeling. Kan drøftes med afstemning
- Regnskab fremlægges
- Udgifter og huslejereguleringer
- Indvarslet med minimum 4 uger varsel jf SAB`s vedtægter.

Godkendt
2 Valg af referent
Lise Håhr Larsen

Godkendt
3 Valg af stemmeudvalg Godkendt
4 Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde
/Michael - Beboermøde; meget er drøftet her
- Fitnessrum er åben. Afventer brikker
- Hullet i stisystemet; budgetteres i september.
- Net omkring fodboldbanen
- Opstartsperiode for bestyrelse
- Bestyrelse afholder møde hver anden måned den 6.
- Aktivt arbejde for det gode naboskab; arrangements udvalg
- Afslutning på årsafleveringer; 1års syn

Godkendt
5 Godkendelse af afdelingens driftsbudget med tilhørende Erling fremlægger oversigt; alle har modtaget denne i postkassen.
”Forslag til budget 2020”
- Huslejestigning; 0,29% per 2020
- Gennemgang af side 2; budget 2020
- Brunata aflæser vand mm; derved forskel i budget ift afgifter til el-vand mm.
- Huslejestigningen skyldes den nye ferielov; udgift i henhold til denne skal SAB dække gennem beboere.
- Røde tal: lovgivet. Kan ikke ændres. Beboere har ingen indflydelse
- Gule tal: vores adfærd kan ændre disse tal. Beboere har ringe indflydelse
- Grønne tal: beboere kan ændre dette. Beboere har indflydelse
o Fx renholdelse; yderlige containere vil gå på denne konto
- Balancebudget; der må ikke være over/underskud. Budgettet skal være i balance til kommende år.
Ole fremlægger PV planen / Langtidsplan 2019
Planlagt vedligehold
- Ved en ny afdeling er der ting der har en maks. levetid; opsparing til evt. nye vinduer om nogle år
- Årlige driftsopgaver der skal budgetteres; filterskift, rengøring, havearbejde. Kendt for budgettet
- Pengene går videre til næste driftsår hvis ikke de bliver brugt
- 1.10 aftale rottefænger – klapper i afløb mm som sikring så vi ikke får rotter ind i husene
- Service mm
Erling supplerer: markvandringen og løbende dialog med bestyrelse er til grunde for PV- planen for afd. 45.
Godkendt.
6 Orientering om regnskab for 2020 Antennebudget 2020
- Antenne forbindelse, pakker mm har intet med SAB at gøre.
- SAB stiller blot ydelsen at det kan betales hver månede gennem dem og ikke direkte halvårlig gennem Skanderborg Antenne Foreningen
- Kommunikationen går fra beboer til Skanderborg Antenne Foreningen
- De beboer der har en pakke gennem Skanderborg Antenne Foreningen får en pakkestigning på 3%. Det er vedhæftet det dokument alle har modtaget
Godkendt
7 Godkendelse af bestyrelsens forslag Filterskift; servicering står SAB får. Beboer skal sørge for adgang
Nægter man adgang kan det risikeres at anlægget ødelægges. Det skal fremgå fra vedligeholdelsesreglementet at der skal være adgang for at kunne servicere.
- Brian Pedersen har forslag til måling da flere oplever at emhætte /madlugt trækker ind i rum
- Nogle har ikke fået skiftet – meld tilbage til driftsmailen til SAB
Godkendt


8 Behandling af indkomne forslag - Forslag fra Kim; bump system ift hvor højt fart biler har
o Trafikdæmpende foranstaltninger til PV2021 (det vil ikke koste huslejestigning ift at det vil budgetteres til 2021 under afdelingens henlæggelser. Vedtages det her og nu og skal indhentes og opsættes, så kræver det her og nu huslejestigninger til budgettering)
o Punkt:
o 54 ja
o 14 nej
o Forslaget er vedtaget

(Note: børn der har for høj fart og færdes på parkeringspladsens vej er forældrenes ansvar. Denne trafiksikkerhed går ikke ind under indkomne forslag)
9 Valg af medlemmer
Gert Høyrup (genvalg)
Brian Pedersen
Ramzia
1.valg: valgt for 2år: Gert Høyrup
2.valg: Ramzia og Brian til genvalg: Brian Pedersen stemt ind i bestyrelse. Ramzia 1.suppleant

10 Valg af suppleanter
Til valg:
Tove Brunsmose
Ramzia 1.Suppleant
Tove 2.suppleant

11 Eventuelt - RoundUp sprøjtet ude på fliseområde, op af cykler, løbehjul, terrassedøre, havemøbler
o Når der bliver sprøjtet følger SAB retningslinjer mm. Brændere forurener mere end at sprøjte. SAB fortsætter med at sprøjte; ansvarlige bliver underrettet om, at det ikke bliver sprøjtet på legeredskaber mm
o Planter mm bliver passet af OkNygaard; de skal plante nyt
o SAB følger op på sprøjtning af RoundUp på området
- Reetablering af skrant
- Årsgennemgang af fælleshuset bliver sendt fra Michael til Ole
- Er udendørstrapperne lovlige? Er det sorte tape lovlig? Der står vand på trappetrin hvilket bliver glat ved våd færdsel. Ved frost vil det blive farligt med is på hvert trin.
o Man må ikke benytte salt på trapperne; skader betonens behandling. Orea er til benyttelse heraf. Husstande har modtaget.
o Senest snerydning fra kl.7.00
- Ønske om information/kommunikation omkring diverse byggesager.
- SAB overtog 12.10.2018 – garanti forpligtelser. Indenfor første år skal det efterses og med krav om udbedring indleveres til bygentreprenør
- Der har været taget stikprøver af fejler fra ude og inde arealer
- Udebelysning: beboer betaler udebelysning. Tænd og sluk skal reguleres.
- Forbedringer og udbedringer og reguleringer skal søges hos de rette; derfor en længere proces.
- Sensor test! Udebelysning reagerer ikke.
- Cykelskur – der er ikke plads til det lovede cykelskur
- Brandbare ting må ikke stå under trapperne i opgangene (Cykler, El scooter, badebolde, fodbolde mm skal fjernes. Det er ulovligt og kan medføre en bøde fra brandvæsen)
- Parkering af biler skal foregå i båse! Også oppe foran lejlighederne; bilerne skal vende korrekt indenfor op stregningerne.
- P-plads bliver fejet ift synlighed af hvid op stregning
- Parkbelysningen skal lyse ved skumring og mørke (efter lovgivning tilladte LUX)
- Hæk og hegn; tilbud er indhentet og på vej
- Fejl og mangler i udearealer; det høje græs er sået om – giv det tid og se det an inden der evt. etableres hæk eller hegn.

INFO SKAL VIDERE HANDLING DEADLINE ANSVARLIG


TO-DO LISTE:
Opgave og nav

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

Referat af stiftende afdelingsmøde i afdeling 45. Tårnfalkebakken den 25. september 2018.

 

Pkt. 1   Valg af dirigent. Erling Weber Jensen blev valgt.

Pkt. 2   Valg af referent. Dorthe Kruse blev valgt.

Pkt. 3   Valg af formand. Michael Leth blev valgt for 2 år.

Pkt. 4   Valg af fire bestyrelsesmedlemmer.

           Valgt for to år:

           Rikke Thøgersen

           Lise Håhr Larsen

           Valgt for et år:

           Gert Højrup

           Ole Hulten

Pkt. 5   Valg af suppleanter:

           1. suppleant blev Charlotte Kivsmose

           2. suppleant blev Tove Brunsmose

Pkt. 6   Valg til SAB´s repræsentantskab. Forsamlingen valgte at indstille de 5 bestyrelsesmedlemmer til repræsentantskabet. Dette blev enstemmigt vedtaget.

 

Dirigent Erling Weber Jensen                 Referent Dorthe Kruse